Ihre ersten Schritte mit iDocLive®
Nachdem Sie erfolgreich die Registrierung abgeschlossen haben, stehen Ihnen jetzt alle Möglichkeiten von iDocLive® zur Verfügung. Sie finden auf den nächsten Seiten die wichtigsten Funktionen für den schnellen Einstieg. In Kapitel F sind alle Funktionen und Prozesse beschrieben.
Die iDocLive® Startseite
So (siehe Abbildung F 1-1) sollte sich Ihnen iDocLive® beim ersten Mal zeigen, nachdem Sie Ihre Zugangsdaten eingegeben und Ihre Endgerät/Internetbrowser-Kombination authentifiziert haben.
****Abbildung F1-1****
Oben links neben dem iDocLive® Schriftzug sehen Sie einen Button, mit dem Sie (je nach Bildschirmgröße und Auflösung) die Navigationsleiste auf der linken Seite verkleinern bzw. vergrößern können (siehe Abbildungen F 1-2 bis F 1-4).
****Abbildung F1-2****
****Abbildung F1-3****
****Abbildung F1-4****
Die iDocLive® Seite, auf der Sie sich jeweils aktuell befinden, wird auf der Navigationsleiste links mit einem grünen Symbol angezeigt und mit einem (im Vergleich zu den anderen Auswahlfeldern) helleren Grau markiert.
Auf Ihrer iDocLive® Startseite sehen Sie links oben unterhalb des iDocLive®– Schriftzuges die Angaben zu Ihrer Praxis/Einrichtung, die Sie bei Ihrer Anmeldung an iDocLive® übermittelt haben, sowie das aktuelle Datum.
Oben rechts (im grünen Balken) erscheint der Name des jeweils aktuell am System iDocLive® angemeldeten Benutzers (siehe Abbildung F 1-5).
****Abbildung F1-5****
Ein Klick auf das Symbol (Symbol einfügen) rechts neben dem Namen öffnet ein kleineres Zusatzfenster (siehe Abbildung F 1-6) mit zwei Auswahlfeldern, über die Sie entweder die im System hinterlegten Daten des aktuellen Benutzers bearbeiten können („Eigene Dateien bearbeiten“) oder sich aus iDocLive® abmelden und das System schließen können („Logout“).
****Abbildung F1-6****
Im Innenbereich der iDocLive®-Startseite wird Ihnen in Echtzeit eine Übersicht über den aktuellen Stand Ihrer Dokumentationen im Vergleich zum Mittel aller anderen an iDocLive® teilnehmenden Praxen/Einrichtungen in Form einer Kombination aus Zahlen und farbig-kodierten Graphoelementen angezeigt (siehe Abbildung F 1-7)
****Abbildung F1-7****
Der Aufbau dieser iDocLive®-Piktogramme ist dabei einheitlich für alle angezeigten Auswertungsbereiche (siehe Abbildung F 1-7) und beschreibt jeweils mit der oberen Zahl Ihre eigenen Daten (im vorliegenden Fall haben Sie bislang „0“ Schmerzpatienten dokumentiert) und mit der unteren Zahl den Mittelwert aller anderen Zentren (im vorliegenden Fall „60“). Das jeweils rechts daneben stehende farbkodierte Graphoelement ist bereits das Ergebnis einer biometrischen Analyse dieser Daten und zeigt durch Farbe und Verlaufsrichtung des Pfeils an inwiefern Ihre eigenen Daten von denen des Kollektivs nach oben (Pfeil nach oben) oder unten (Pfeil nach unten) abweichen oder ob sie weitestgehend vergleichbar sind (Pfeil nach rechts). Ausprägungsgrad von Pfeilverlauf (d.h. schräg nach oben/unten oder vertikal nach oben/unten) sowie Farbgebung (hellgrün, mittelgrün, dunkelgrün) hängen davon ab, ob sich Ihre eigenen Daten statistisch signifikant (mehr als ±2 Standardabweichungen vom Mittelwert des Kollektivs) unterscheiden (dunkelgrün, Pfeile vertikal nach oben/unten), ob sie sich jenseits des „normalen“ Streubereichs der Kollektivdaten (d.h. mehr als ±1 Standardabweichung um den Mittelwert herum streuen) befinden (mittelgrün, Pfeile schräg nach oben/unten), oder ob sie im „normalen“ Streubereich der Kollektivdaten (d.h. innerhalb von ±1 Standardabweichung um den Mittelwert herum) liegen (hellgrün, Pfeil horizontal nach rechts).
****Abbildung F1-8****
Die Übersicht selbst zeigt Ihnen im oberen Teil [Status quo (A)] von links nach rechts Informationen zu …
- der Anzahl der Schmerzpatienten („Anzahl“),
- der Anzahl weiblicher Patienten („Frauen“),
- der Anzahl Patienten jünger als 18 Jahre („Alter < 18“),
- der Anzahl erwachsener Patienten („Alter 18-65“)
- der Anzahl älterer Patienten („Alter >65“)
- der Anzahl alter Patienten („Alter >75“)
- der Anzahl Patienten mit Stadium I nach dem Mainzer Stadienmodell der Schmerzchronifizierung („MPSS I“)
- der Anzahl Patienten mit Stadium II nach dem Mainzer Stadienmodell der Schmerzchronifizierung („MPSS II“)
- der Anzahl Patienten mit Stadium III nach dem Mainzer Stadienmodell der Schmerzchronifizierung („MPSS III“)
- der Anzahl Patienten mit einer chronischen Schmerzkrankheit nach ICD10 („F45.41“)
sowie von oben nach unten in drei Zeilen Informationen zu …
- der jeweiligen Anzahl seit Beginn Ihrer Nutzung des Dokumentationsservice iDocLive® („Insgesamt“)
- der jeweiligen Anzahl in den letzten 4 Wochen („Letzte 4 Wochen“)
- der jeweiligen Anzahl in den letzten 12 Wochen („Letzte 12 Wochen“)
Im unteren Teil der Übersicht [Status quo (B)] finden Sie – bei identischer Aufteilung der horizontalen Angaben Informationen zu der jeweiligen Anzahl von Patienten mit …
- „Rückenschmerzen“
- „Kopfschmerzen“
- „Gelenkschmerzen“
- „Nervenschmerzen“
- „andere Schmerzen“
- „keine Schmerzen“
sowie (unabhängig von vorgenannter Systematik) Informationen zur jeweiligen Anzahl von Patienten mit …
- „Tumorschmerzen“
- „Nicht Tumorschmerzen“
Ganz unten am Seitenende finden Sie in iDocLive® auf allen Seiten links …
- den notwendigen Copyright-Vermerk
und rechts die Links (Verbindungen) …
- zum Downloadbereich
- zu den gesetzlich vorgeschriebenen Datenschutzinformationen des Systems (bitte nicht mit den Datenschutzinformationen für Ihre Patienten verwechseln!) und
- zum Impressum
- sowie (bei kleineren Bildschirmen oder geringeren Bildschirmauflösungen) ein Pfeilsymbol, bei dessen anklicken Sie innerhalb/auf der jeweiligen Seite wieder „nach oben“ kommen.
Die iDocLive® Patientenverwaltung
So (siehe Abbildung F 2-1) – nämlich leer – sollte sich Ihnen die Seite der iDocLive® Patientenverwaltung beim ersten Mal zeigen, nachdem Sie Ihre Zugangsdaten eingegeben und Ihre Endgerät/Internetbrowser-Kombination authentifiziert haben.
****Abbildung F2-1****
Auf dieser Seite haben Sie in iDocLive® die Möglichkeit, Patienten (neu) anzulegen bzw. zu bearbeiten (siehe hierzu die entsprechenden Informationen bei der zutreffenden Funktions-/Prozessbeschreibung in Kapitel F) oder (später) bereits angelegte Patienten ins iDocLive®–Archiv zu verschieben (z.B. dann, wenn die Behandlung und/oder ein für Sie sinnvoller Berichtszeitraum abgeschlossen ist).
Sobald Sie Patienten in iDocLive® angelegt haben, wird sich diese Darstellung unmittelbar ändern und z.B. so aussehen (siehe Abbildung F 2-2).
****Abbildung F2-2****
Durch Anklicken des Begriffs „Legende“ öffnet sich ein DropDownfeld mit Informationen zu den Piktogrammen innerhalb der Patientenliste. Sobald Sie diese direkt anklicken können Sie die jeweiligen Funktionen aufrufen bzw. aktivieren. Durch Eingaben in die Textfelder oberhalb der jeweiligen Spalten in der iDocLive® Patientenliste können Sie den Umfang der Patientenliste jederzeit Ihren Bedürfnissen anpassen und Patienten – auch ohne exakte Kenntnis bestimmter Daten – suchen.
Die Stammdaten
Über das Symbol „ “ oder durch direktes Anklicken des Patientennamens gelangen Sie in das Stammdatenblatt des jeweiligen Patienten, von wo aus Sie in iDocLive® alle patientenbezogenen weiteren Maßnahmen koordinieren, planen und vornehmen können (siehe Abbildung F 2.1-1).
****Abbildung F2.1-1****
In diesem Bereich können Sie durch Auswahl der im oberen Seitenbereich befindlichen Reiter
- „Stammdatenblatt“ (siehe Abbildung F 2.1-1)
- „Übersicht der Diagnosen“ (siehe Abbildung F 2.1-2)
- „Behandlungsdaten“ (siehe Abbildung F 2.1-3)
- „Persönlicher Code“ (siehe Abbildung F 2.1-4)
gezielt die entsprechenden Übersichten auswählen, die Angaben des Patienten bearbeiten oder seine iDocLive®-Daten ins Archiv verschieben.
****Abbildung F2.1-2****
****Abbildung F2.1-3****
****Abbildung F2.1-4****
Das Log-Protokoll
Durch Anklicken des sich links im Navigationsmenü befindlichen Unterpunktes „Log-Protokoll“ gelangen Sie in die Ansicht des iDocLive® Log-Protokolls Ihres jeweiligen Patienten. Hier können Sie alle für bzw. an/mit Ihrem Patienten vollzogenen Schritte in iDocLive® nachverfolgen (siehe Abbildung F 2.2-1).
****Abbildung F2.2-1****
Die Auswertungen
Der Unterpunkt „Auswertungen“ öffnet Ihnen in iDocLive® zunächst eine tabellarische Übersicht der bislang von Ihrem Patienten dokumentierten Angaben zu seiner Schmerzerkrankung. Die Darstellung der Befunde erfolgt über Farb-/ Schriftkombinationen und einfache Piktogramme (wobei die Farbe Grün in der Regel für unauffällige oder normale Werte/Befunde, Orange für auffällige Werte/Befunde und Rot für sehr auffällige Befunde/Werte spricht; siehe Abbildung F 2.3-1).
****Abbildung F2.3-1****
Von links nach rechts finden Sie in dieser Befundübersicht von iDocLive® die Dokumentationszeitpunkte (links der erste, rechts der letzte). Sollten diese Zeitpunkte zahlenmäßig die horizontale Darstellungskapazität Ihres Endgerätes überschreiten, so erscheint ein zusätzlicher Balken über den Datumsfeldern, mit dem Sie zwischen den verschiedenen Terminen hin- und herwechseln können.
Von oben nach unten zeigt Ihnen iDocLive® in dieser Ansicht links die von Ihnen für diesen Patienten verwendeten Dokumentationsinstrumente sowie – den entsprechenden Zeitpunkten zugeordnet – die jeweiligen Ausprägungen in alphanumerischer oder graphischer Form. Je nach Instrument können Sie durch Anklicken des grünen Dreiecks („ “) auch die Detailinformationen und Daten der einzelnen Bestandteile des jeweiligen Dokumentationsinstrumentes öffnen und auswerten [siehe z.B. in Abbildung F 2.3-3 für den“ Schmerzindex (PIX)“].
****Abbildung F2.3-2****
****Abbildung F2.3-3****
Diese können Sie jederzeit durch Klicken auf den Reiter „Körperschema“ aktivieren, wobei Sie auch hier zunächst das jeweils interessierende Körperschema und den entsprechenden Dokumentationszeitpunkt auswählen müssen (siehe Abbildung F 2.3-4).
****Abbildung F2.3-4****
Das Körperschema selbst wird Ihnen von iDocLive® in verschiedenen Formen dargeboten:
- in der „einfachen“ Silhouetten-Darstellung, d.h. exakt so, wie vom Patienten für Vorder- und Rückseite eingezeichnet (siehe nachfolgende Abbildung F 2.3-5).
****Abbildung F2.3-5****
- in der Dermatom-bezogenen Darstellung, d.h. mit Angabe/Darstellung der Hautdermatome für Vorder- und Rückseite zur Erleichterung der Identifikation radikulärer Schmerzen und dermatombezogener Schmerzverläufe (siehe nachfolgende Abbildung F 2.3-6).
****Abbildung F2.3-6****
- in der Hautinnervations-bezogenen Darstellung, d.h. mit Angabe/Darstellung der dermalen Versorgungsgebiete der peripheren Nerven für Vorder- und Rückseite zur Erleichterung der Identifikation nervenläsionsbedingter Schmerzen (siehe nachfolgende Abbildung F 2.3-7).
****Abbildung F2.3-7****
- in der Muskel-bezogenen Darstellung, d.h. mit Angabe/Darstellung der wichtigsten Skelettmuskeln für Vorder- und Rückseite zur Erleichterung der Identifikation muskulär-bedingter bzw. muskelassoziiert lokalisierter Schmerzen (siehe nachfolgende Abbildung F 2.3-8).
****Abbildung F2.3-8****
- in der Skelett-bezogenen Darstellung, d.h. mit Angabe/Darstellung der wesentlichen Teile des knöchernen Skeletts für Vorder- und Rückseite zur Erleichterung der Identifikation Knochen- bzw. Gelenk-bedingter Schmerzen (siehe nachfolgende Abbildung F 2.3-9).
****Abbildung F2.3-9****
- in der Head-Zonen-bezogenen Darstellung, d.h. mit Angabe/Darstellung der wichtigsten Projektionsfelder innerer Organe für die Vorderseite zur Erleichterung der Identifikation von internistischen Erkrankungen bzw. Erkrankungen innerer Organe als Schmerzursache (siehe nachfolgende Abbildung F 2.3-10).
****Abbildung F2.3-10****
Nach dem Anklicken des auf dieser iDocLive®-Seite letzten Reiters öffnet sich die „graphische Auswertung“ der bislang dokumentierten Beschwerden und Befunde. Schwerpunkt dieser Übersicht ist die Darstellung des zeitlichen Verlaufs geeigneter Parameter (z.B. der Schmerzintensität; siehe Abbildung F 2.3-13).
****Abbildung F2.3-11****
Die von iDocLive® gewählte Standardansicht für graphische Verlaufsübersichten umfasst Darstellungen aller verfügbaren Parameter (siehe vorangehende Abbildung F 2.3-11). Der Umfang der solchermaßen dargestellten Parameter lässt sich jedoch sowohl über das nachfolgend gezeigte Auswahlfeld verschiedener Voreinstellungen verändern (siehe Abbildung F 2.3-12),
****Abbildung F2.3-12****
als auch (unabhängig und/oder zusätzlich zu vorgenannter Vorauswahl) – durch direktes Anklicken der einzelnen Instrumentennamen in der Abbildungslegende – direkt innerhalb der Abbildung (siehe Abbildung F 2.3-14).
****Abbildung F2.3-13****
****Abbildung F2.3-14****
Berichte
Der Unterpunkt „Berichte“ eröffnet Ihnen in iDocLive® die Möglichkeit, automatisierte Berichte zu erstellen. Hierzu müssen Sie zunächst durch Klicken des Dreiecksfeldes rechts außen („ “) den Besuchstermin wählen, für den Sie die Berichterstellung durch iDocLive® wünschen (siehe Abbildung F 2.4-1)
****Abbildung F2.4-1****
.. und nachfolgend analog zum vorgehenden Schritt in dem nun neu erschienenen Auswahlfeld das gewünschte Berichtsformat definieren (siehe Abbildung F 2.4-2).
****Abbildung F2.4-2****
iDocLive® ermöglicht Ihnen die Erstellung zweier unterschiedlicher Berichtsformate:
- die Erstellung eines Standard-/Komplettberichtes auf der Grundlage aller verfügbaren Daten (siehe nachfolgende Abbildung F 2.4-3)
****Abbildung F2.4-3****
- die Erstellung eines Individualberichtes unter Bezugnahme auf vorselektierte bzw. durch Sie über das nachfolgende Menü (siehe Abbildung F 2.4-4) auszuwählende Bausteine
****Abbildung F2.4-4****
****Abbildung F2.4-5****
****Abbildung F2.4-6****
****Abbildung F2.4-7****
In beiden Fällen erstellt Ihnen iDocLive® nach Klicken des „Erstellen“-Buttons (siehe Abbildung F 2.4-5) einen (z.B. mit MS-Word®) editierbaren Bericht (siehe Abbildung F 2.4-7), den Sie jederzeit beliebig verändern, bearbeiten und abspeichern können.
Fragebogen
Über den Unterpunkt „Fragebogen“ gelangen Sie in den Systembereich von iDocLive® der Sie für den jeweils gerade ausgewählten Patienten über alle bereits verwendeten Fragebogen und Selbstauskunftsinstrumente informiert bzw. über den Sie diesem Patienten einen neuen Fragebogen zuweisen oder einen Dokumentationsbeleg (zum Nachweis der Angaben des Patienten) erstellen können (siehe Abbildung F 2.5-1).
****Abbildung F2.5-1****
Auf der ersten Seite dieses iDocLive®-Bereichs sehen Sie zunächst eine Übersicht aller bisher bereits durch den Patienten bearbeiteten Fragebogen inkl. Namen, Kurzbeschreibung, Zuordnungszeitpunkt, Gültigkeitszeitraum, Anwendungsart und tatsächlichem Bearbeitungsdatum.
Von dieser Seite aus können Sie über iDocLive® jederzeit Dokumentationsbelege der durch den Patienten gemachten Angaben erstellen und anschließend abspeichern und/oder ausdrucken. Hierzu müssen Sie zunächst über das Auswahlfeld „Erledigt am“ und öffnen der zugehörigen Auswahlliste durch Anklicken des schwarzen Dreiecks („ “) den Befragungszeitpunkt auswählen, für den Sie einen Dokumentationsbeleg wünschen und nachfolgend (in dem dann neu erscheinenden) Auswahlfeld „Fragebogen“ in entsprechender Weise einen Fragebogen auswählen.
Anschließend bietet Ihnen iDocLive® zwei Möglichkeiten zur Erstellung des finalen Dokumentationsbeleges (siehe Abbildung F 2.5-2):
****Abbildung F2.5-2****
- Erstellung eines personalisierten Dokumentationsbeleges inkl. geeigneter personenidentifizierender Angaben und Informationen („PDF generieren“)
- Erstellung eines pseudonymisierten Dokumentationsbeleges ohne personenidentifizierende Angaben („PDF ohne personenbezogene Daten generieren“).
****Abbildung F2.5-3****
Die Belegerstellung erfolgt jeweils auf Anforderung im iDocLive®-System unter Angabe eines entsprechenden Belegerstellungsberichtes (siehe Abbildung F 2.5-3) in Form eines PDFs, welches abschließend geöffnet und gespeichert werden kann (siehe Abbildung F 2.5-4).
****Abbildung F2.5-4****
Durch Anklicken des Reiters „Geplante Fragebogen“ gelangen Sie in iDocLive® zur Übersicht der noch an- bzw. ausstehenden („geplanten“) Fragebogen für den jeweiligen Patienten (siehe Abbildung F 2.5-5).
****Abbildung F2.5-5****
Durch Anklicken des Reiters „Neuen Fragebogen zuweisen“ können Sie dem Patienten einen neuen Fragebogen zuweisen sowie Befragungstyp [„einmalig – gleich“, „einmalig – später“, „täglich“, „wöchentlich“ oder „monatlich (d.h. 4-wöchentlich)“], Befragungszeitraum und den Versand einer automatischen Erinnerungsmail an den Patienten bearbeiten (siehe Abbildung F 2.5-6).
****Abbildung F2.5-6****
Seitens iDocLive® stehen Ihnen aktuell verschiedene validierte und seitens der Deutschen Gesellschaft für Schmerzmedizin empfohlene Komplexfragebogen (d.h. aus verschiedenen Standardinstrumenten zusammen gestellte Befragungsinstrumente wie z.B. der Deutsche Schmerzfragebogen, das Deutsche Schmerztagebuch, etc.) zur Verfügung, die Sie – ohne selbst weiter Hand anlegen zu müssen – sofort Ihrem Patienten zuweisen können. Zusätzlich bietet Ihnen iDocLive® im Bereich „Fragebogenverwaltung“ (näheres siehe dort!) die Möglichkeit, aus einer kontinuierlich wachsenden Bibliothek validierter Einzelinstrumente selbst eigene (d.h. Ihren Praxisabläufen angepasste und die individuellen Bedürfnisse Ihrer Patienten berücksichtigende) Fragebogeninstrumente zu erstellen, die Ihnen dann (d.h. nach entsprechender Anlage) im oben genannten Zuweisungsbereich zusätzlich zu den aktuell vorhandenen Standardfragebogen zur Verfügung stehen.
