Funktionen, Prozesse und Abläufe in iDocLive®
iDocLive® ist eine webbasierte online-Dokumentationssoftware zur Erhebung, Dokumentation, Auswertung und Unterstützung Ihrer Patienten in der Schmerztherapie.
iDocLive® ist schnell, smart und bereit, Ihnen Ihre tagtägliche Arbeit im Praxisalltag zu erleichtern. Überall dort wo Ihnen eine Internetverbindung (mit und ohne Kabelverbindung) zur Verfügung steht, können Sie mit iDocLive® arbeiten. iDocLive® wird Sie kontinuierlich begleiten, Sie bei der diagnostischen Aufarbeitung der Beschwerden Ihrer Patienten unterstützen, Ihre Therapieentscheidungen stützen, Sie bei Rückfragen der Krankenversicherungen oder anderer Institutionen durch einfache Befund-/Dokumentationsbelege absichern, Sie bei der Bearbeitung Ihrer Berichtspflicht entlasten, und noch vieles mehr. Lassen Sie iDocLive® für sich arbeiten und nutzen Sie die gewonnene Zeit für Ihre Patienten (und sich selbst).
Technische und legislative Voraussetzungen für iDocLive®
Bitte lesen Sie Ihre Endnutzer Lizenzvereinbarungen (End User License Agreements, EULA) sorgfältig durch. Da der Stand der Technik sowie die gesetzlichen Bestimmungen kontinuierlichen Änderungen unterliegen, entnehmen Sie bitte Informationen und Empfehlungen zu Endgeräten und deren technischer Ausstattung von der offiziellen iDocLive® Infoseite (http://geraete.idoclive.de). Hier finden Sie immer den aktuellen und gültigen Stand unserer entsprechenden Informationen.
Der Zugang zu iDocLive®
Um in das System iDocLive® zu gelangen, melden Sie sich auf der Login-Seite von iDocLive® unter https://idoclive.de mit Ihren Benutzerdaten an.
Aus Datenschutzgründen ist für die Arbeit mit iDocLive® eine Authentifizierung Ihres Endgerätes, wie auch der von Ihnen auf diesem Endgerät verwendeten Internetbrowser notwendig. Hierzu wird eine Transaktionsnummer (TAN) benötigt, die Sie per E-Mail nach Bestätigung Ihres iDocLive®-Zugangs erhalten haben (und die darüber hinaus auch noch innerhalb des online-System hinterlegt ist). Diesen Vorgang müssen Sie einmalig für jedes von Ihnen für den Zugang zu bzw. die Arbeit mit iDocLive® vorgesehene Endgeräte-Browser-Kombination durchführen. Auch ist die Eingabe eines Gerätenamens obligat.
****Abbildung G 2-1****
Nachdem Sie sich erfolgreich im online-System angemeldet und sowohl Ihr Endgerät als auch Ihren Browser authentifiziert haben sind, gelangen Sie auf die Start-/Home-Seite von iDocLive®.
****Abbildung G 2-2****
Logout
Um sich aus dem System iDocLive® wieder abzumelden, gehen Sie in den oberen rechten Bereich. Dort sehen Sie den Nutzernamen. Berühren Sie diesen, geht ein separates Auswahlfenster auf. Wählen Sie dort die Funktion „Logout“ und Sie werden vom System abgemeldet und landen wieder auf der Login-Seite von iDocLive®.
| Bitte beachten: |
|---|
| Sollten Sie längere Zeit nicht im bzw. mit dem iDocLive®-System arbeiten, meldet sich das System nach einem gewissen Zeitraum von alleine ab. Diese Art der Abmeldung findet aus Sicherheitsgründen automatisch auch dann statt, wenn Sie von der Praxisansicht zur Patientenansicht wechseln um Patienten die Bearbeitung eines Selbstauskunftsinstruments (z.B. des Deutschen Schmerzfragebogens) zu ermöglichen. Sollte dies geschehen sein, so melden Sie sich einfach erneut mit Ihren Zugangsdaten bei iDocLive® an. |
Die Start-/Home-Seite von iDocLive®
Nach dem Login gelangen Sie direkt auf die Home-Seite von iDocLive® und erhalten einen ersten Überblick über Ihre eigenen Behandlungszahlen im Vergleich zum Mittelwert des Gesamtkollektivs der mit iDocLive® arbeitenden Praxen/Einrichtungen. In allen Bereichen dieser Auswertung finden Sie die Zahlen Ihrer Praxis in der jeweils oberen Zeile, während die untere Zahl der Auswertung jeweils den zugehörigen Mittelwert des Dokumentationskollektivs beschreibt.****Abbildung G 4-1****
Die Angaben zu den Parametern „Indikationsgruppen“ und „alle Schmerzpatienten“ ergeben sich aus den von Ihnen gemachten Angaben in den iDocLive®-Bereichen „Diagnosen & Behandlungsindikationen“. Diesbezüglich vollständige und korrekte Angaben sind für die Einordnung Ihrer Praxis/Einrichtung und den Vergleich mit den Daten anderer iDocLive®-Zentren entscheidend.
Die Patientenverwaltung in iDocLive®
In der „Patientenverwaltung“ haben Sie mehrere Möglichkeiten. Sie können Patienten anlegen, sich die archivierten Patienten im Archiv anschauen oder über die Patientenliste den gewünschten Patienten aufrufen. Dorthin gelangen Sie entweder über den Pfeil im rechten Bereich, die Patienten-ID oder den Namen des Patienten. Das Symbol „i“ zeigt Ihnen beim Anklicken in iDocLive® die Kurzfassung des Stammdatenblattes. Das vollständige Stammdatenblatt können Sie über den Pfeil im unteren Bereich der Seite aufrufen.
****Abbildung G 5-1****
Es empfiehlt sich (bei höheren Patientenzahlen), mit der Vorfilterung zu arbeiten, da die online-Decodierung der Datenbankeinträge zu Patientennamen und weiteren Angaben mitunter (bedingt durch Datenmenge und Datenübertragungsgeschwindigkeit) eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen kann.
****Abbildung G 5-2****
Sie können im iDocLive®-Bereich „Direktaufruf über Patienten-ID“ die Patienten-ID direkt eingeben und gelangen von hier direkt ins „Stammdatenblatt“ des gewünschten Patienten. Wenn Sie Patienten nach anderen Kriterien suchen wollen, so können Sie auch in den Bereichen „Anrede“, „Name“, „Vorname“ und „Geburtsdatum“ die entsprechenden Suchbegriffe eingeben und die Ihnen durch iDocLive® präsentierten Suchergebnisse sichten um die endgültige Auswahl zu treffen.
****Abbildung G 5-3****
Über den Button „Vorfilterung nach Zeitraum“ können Sie sich in iDocLive® die Patienten anzeigen lassen, bei denen „Aktivitäten in den letzten 3 Monaten“, „Aktivitäten in den letzten 6 Monaten“ oder „Aktivitäten in den letzten 12 Monaten“ dokumentiert wurden.
Einen neuen Patienten in iDocLive® anlegen
Einen neuen Patienten können Sie in iDocLive® über die Funktion „Patienten anlegen“ anlegen, bzw. über diesen Weg die zugehörige Eingabemaske öffnen. Bitte verwenden Sie der Einfachheit halber und auch um später mögliche Zuordnungen treffen zu können hierfür in iDocLive® die Patienten-ID aus Ihrer Praxissoftware.
Im unteren Bereich dieser iDocLive®-Seite sehen Sie die Sternchen-Kennzeichnungen „*Pflicht“ und „**Empfehlenswert“. Dieser Hinweis zeigt Ihnen, dass Sie zwei Möglichkeiten zur Erfassung und Speicherung von Patientendaten bzw. zur Neuanlage eines Patienten haben:
****Abbildung G 5.1-1****
Um Zeit zu sparen, reicht mitunter zunächst die Erfassung der sog. „Pflichtfelder“. Diese sind mit einem Stern („*“) gekennzeichnet. Dies bedeutet konkret für Sie, dass Sie Eingaben in den folgenden Feldern vornehmen müssen:
- Patienten-ID
- Anrede
- Geburtsdatum
Speichern können Sie dieses Einträge über den Button „Mit Pflichtfeldern speichern und weiter zur Patienteneingabe“.
Nach diesem Vorgang werden Sie von iDocLive® aus der Praxisansicht abgemeldet und gelangen von dort automatisch in die Patientenansicht. Um nun die für Ihre späteren Auswertungen notwendigen vollständigen Patientendaten zu erhalten, können Sie jetzt Ihren Patienten bitten, die noch ausstehenden (leeren) Felder auszufüllen. Die Speicherung dieser Patientenangaben erfolgt in iDocLive® auf der letzten Seite dieses Abschnitts nach den Angaben zu „Ausbildung / Beruf“, sobald der Button „Speichern“ aktiviert wurde.
Um die solchermaßen erfassten Daten zu bearbeiten, wechseln Sie ggf. wieder (über den Link „iDocLive“ im unteren rechten Abschnitt der Seite in die Praxisansicht) auf die Startseite von iDocLive® und von dort – nach Eingabe Ihrer Benutzerdaten – wieder ins online-System.
****Abbildung G 5.1-2****
Sie füllen selbst in iDocLive® alle Felder mit den entsprechenden Angaben des Patienten aus, speichern diese Einträge abschließend durch Klicken des „Speichern“-Buttons auf der letzten Seite und gelangen von dort anschließend direkt in das Stammdatenblatt des gerade angelegten Patienten.
