Funktionen, Prozesse und Abläufe in iDocLive®

iDocLive® ist eine webbasierte online-Dokumentationssoftware zur Erhebung, Dokumentation, Auswertung und Unterstützung Ihrer Patienten in der Schmerztherapie.

iDocLive® ist schnell, smart und bereit, Ihnen Ihre tagtägliche Arbeit im Praxisalltag zu erleichtern. Überall dort wo Ihnen eine Internetverbindung (mit und ohne Kabelverbindung) zur Verfügung steht, können Sie mit iDocLive® arbeiten. iDocLive® wird Sie kontinuierlich begleiten, Sie bei der diagnostischen Aufarbeitung der Beschwerden Ihrer Patienten unterstützen, Ihre Therapieentscheidungen stützen, Sie bei Rückfragen der Krankenversicherungen oder anderer Institutionen durch einfache Befund-/Dokumentationsbelege absichern, Sie bei der Bearbeitung Ihrer Berichtspflicht entlasten, und noch vieles mehr. Lassen Sie iDocLive® für sich arbeiten und nutzen Sie die gewonnene Zeit für Ihre Patienten (und sich selbst).

Technische und legislative Voraussetzungen für iDocLive®

Bitte lesen Sie Ihre Endnutzer Lizenzvereinbarungen (End User License Agreements, EULA) sorgfältig durch. Da der Stand der Technik sowie die gesetzlichen Bestimmungen kontinuierlichen Änderungen unterliegen, entnehmen Sie bitte Informationen und Empfehlungen zu Endgeräten und deren technischer Ausstattung von der offiziellen iDocLive® Infoseite (http://geraete.idoclive.de). Hier finden Sie immer den aktuellen und gültigen Stand unserer entsprechenden Informationen.

Der Zugang zu iDocLive®

Um in das System iDocLive® zu gelangen, melden Sie sich auf der Login-Seite von iDocLive® unter https://idoclive.de mit Ihren Benutzerdaten an.

Aus Datenschutzgründen ist für die Arbeit mit iDocLive® eine Authentifizierung Ihres Endgerätes, wie auch der von Ihnen auf diesem Endgerät verwendeten Internetbrowser notwendig. Hierzu wird eine Transaktionsnummer (TAN) benötigt, die Sie per E-Mail nach Bestätigung Ihres iDocLive®-Zugangs erhalten haben (und die darüber hinaus auch noch innerhalb des online-System hinterlegt ist). Diesen Vorgang müssen Sie einmalig für jedes von Ihnen für den Zugang zu bzw. die Arbeit mit iDocLive® vorgesehene Endgeräte-Browser-Kombination durchführen. Auch ist die Eingabe eines Gerätenamens obligat.

Nachdem Sie sich erfolgreich im online-System angemeldet und sowohl Ihr Endgerät als auch Ihren Browser authentifiziert haben sind, gelangen Sie auf die Start-/Home-Seite von iDocLive®.

Logout

Um sich aus dem System iDocLive® wieder abzumelden, gehen Sie in den oberen rechten Bereich. Dort sehen Sie den Nutzernamen. Berühren Sie diesen, geht ein separates Auswahlfenster auf. Wählen Sie dort die Funktion „Logout“ und Sie werden vom System abgemeldet und landen wieder auf der Login-Seite von iDocLive®.

Bitte beachten:

Sollten Sie längere Zeit nicht im bzw. mit dem iDocLive®-System arbeiten, meldet sich das System nach einem gewissen Zeitraum von alleine ab. Diese Art der Abmeldung findet aus Sicherheitsgründen automatisch auch dann statt, wenn Sie von der Praxisansicht zur Patientenansicht wechseln um Patienten die Bearbeitung eines Selbstauskunftsinstruments (z.B. des Deutschen Schmerzfragebogens) zu ermöglichen. Sollte dies geschehen sein, so melden Sie sich einfach erneut mit Ihren Zugangsdaten bei iDocLive® an.

Die Start-/Home-Seite von iDocLive®

Nach dem Login gelangen Sie direkt auf die Home-Seite von iDocLive® und erhalten einen ersten Überblick über Ihre eigenen Behandlungszahlen im Vergleich zum Mittelwert des Gesamtkollektivs der mit iDocLive® arbeitenden Praxen/Einrichtungen. In allen Bereichen dieser Auswertung finden Sie die Zahlen Ihrer Praxis in der jeweils oberen Zeile, während die untere Zahl der Auswertung jeweils den zugehörigen Mittelwert des Dokumentationskollektivs beschreibt.

Die Angaben zu den Parametern „Indikationsgruppen“ und „alle Schmerzpatienten“ ergeben sich aus den von Ihnen gemachten Angaben in den iDocLive®-Bereichen „Diagnosen & Behandlungsindikationen“. Diesbezüglich vollständige und korrekte Angaben sind für die Einordnung Ihrer Praxis/Einrichtung und den Vergleich mit den Daten anderer iDocLive®-Zentren entscheidend.

Die Patientenverwaltung in iDocLive®

In der „Patientenverwaltung“ haben Sie mehrere Möglichkeiten. Sie können Patienten anlegen, sich die archivierten Patienten im Archiv anschauen oder über die Patientenliste den gewünschten Patienten aufrufen. Dorthin gelangen Sie entweder über den Pfeil im rechten Bereich, die Patienten-ID oder den Namen des Patienten. Das Symbol „i“ zeigt Ihnen beim Anklicken in iDocLive® die Kurzfassung des Stammdatenblattes. Das vollständige Stammdatenblatt können Sie über den Pfeil im unteren Bereich der Seite aufrufen.

Es empfiehlt sich (bei höheren Patientenzahlen), mit der Vorfilterung zu arbeiten, da die online-Decodierung der Datenbankeinträge zu Patientennamen und weiteren Angaben mitunter (bedingt durch Datenmenge und Datenübertragungsgeschwindigkeit) eine gewisse Zeit in Anspruch nehmen kann.

Sie können im iDocLive®-Bereich „Direktaufruf über Patienten-ID“ die Patienten-ID direkt eingeben und gelangen von hier direkt ins „Stammdatenblatt“ des gewünschten Patienten. Wenn Sie Patienten nach anderen Kriterien suchen wollen, so können Sie auch in den Bereichen „Anrede“, „Name“, „Vorname“ und „Geburtsdatum“ die entsprechenden Suchbegriffe eingeben und die Ihnen durch iDocLive® präsentierten Suchergebnisse sichten um die endgültige Auswahl zu treffen.

Über den Button „Vorfilterung nach Zeitraum“ können Sie sich in iDocLive® die Patienten anzeigen lassen, bei denen „Aktivitäten in den letzten 3 Monaten“, „Aktivitäten in den letzten 6 Monaten“ oder „Aktivitäten in den letzten 12 Monaten“ dokumentiert wurden.

Einen neuen Patienten in iDocLive® anlegen

Einen neuen Patienten können Sie in iDocLive® über die Funktion „Patienten anlegen“ anlegen, bzw. über diesen Weg die zugehörige Eingabemaske öffnen. Bitte verwenden Sie der Einfachheit halber und auch um später mögliche Zuordnungen treffen zu können hierfür in iDocLive® die Patienten-ID aus Ihrer Praxissoftware.

Im unteren Bereich dieser iDocLive®-Seite sehen Sie die Sternchen-Kennzeichnungen „*Pflicht“ und „**Empfehlenswert“. Dieser Hinweis zeigt Ihnen, dass Sie zwei Möglichkeiten zur Erfassung und Speicherung von Patientendaten bzw. zur Neuanlage eines Patienten haben:

Möglichkeit 1

Um Zeit zu sparen, reicht mitunter zunächst die Erfassung der sog. „Pflichtfelder“. Diese sind mit einem Stern („*“) gekennzeichnet. Dies bedeutet konkret für Sie, dass Sie Eingaben in den folgenden Feldern vornehmen müssen:

• Patienten-ID
• Anrede
• Geburtsdatum

Speichern können Sie dieses Einträge über den Button „Mit Pflichtfeldern speichern und weiter zur Patienteneingabe“.

Nach diesem Vorgang werden Sie von iDocLive® aus der Praxisansicht abgemeldet und gelangen von dort automatisch in die Patientenansicht. Um nun die für Ihre späteren Auswertungen notwendigen vollständigen Patientendaten zu erhalten, können Sie jetzt Ihren Patienten bitten, die noch ausstehenden (leeren) Felder auszufüllen. Die Speicherung dieser Patientenangaben erfolgt in iDocLive® auf der letzten Seite dieses Abschnitts nach den Angaben zu „Ausbildung / Beruf“, sobald der Button „Speichern“ aktiviert wurde.

Um die solchermaßen erfassten Daten zu bearbeiten, wechseln Sie ggf. wieder (über den Link „iDocLive“ im unteren rechten Abschnitt der Seite in die Praxisansicht) auf die Startseite von iDocLive® und von dort – nach Eingabe Ihrer Benutzerdaten – wieder ins online-System.

Möglichkeit 2

Sie füllen selbst in iDocLive® alle Felder mit den entsprechenden Angaben des Patienten aus, speichern diese Einträge abschließend durch Klicken des „Speichern“-Buttons auf der letzten Seite und gelangen von dort anschließend direkt in das Stammdatenblatt des gerade angelegten Patienten.

Der iDocLive® Profi-Tipp

Sie möchten die Angaben des Patienten nur einmal bearbeiten, selbst wenige Eingaben tätigen und gleichzeitig den gewünschten Fragebogen zuweisen?

Hierfür haben Sie in iDocLive® zwei Möglichkeiten:

Szenario Praxisbesuch: Sie geben selbst nur die Daten für die von iDocLive® definierten „Pflichtfelder“ ein, speichern diese durch Klicken auf den entsprechenden Button, wechseln dann vom Stammdatenblatt des Patienten (auf das sie iDocLive® automatisch geführt hat) zu dem Menüpunkt „Fragebogen“ auf der linken Seite, weisen dem Patienten den gewünschten Fragebogen* zu und wechseln anschließend unmittelbar in die iDocLive®-Patientenansicht – was zur Folge hat, dass Sie selbst aus dem iDocLive®-Praxisbereich abgemeldet wurden und jetzt den Patienten alleine mit iDocLive® arbeiten lassen können, damit er sowohl die noch fehlenden Angaben zu seiner Person, wie auch den ihm neu zugewiesenen Fragebogen ausfüllen kann.

Szenario Patient ist daheim: Sie geben selbst nur die Daten für die von iDocLive® definierten „Pflichtfelder“ inklusiver der E-Mail-Adresse des Patienten, der Sicherheitsfrage und des zugehörigen Passwortes ein, speichern diese Angaben durch Klicken auf den entsprechenden Button, wechseln dann vom Stammdatenblatt des Patienten (auf das sie iDocLive® automatisch geführt hat) zu dem Menüpunkt „Fragebogen“ auf der linken Seite, weisen dem Patienten den gewünschten Fragebogen* zu und schicken ihm diesen anschließend via E-Mail direkt zu.

Bitte beachten:
Bitte informieren Sie Ihre Patienten im Rahmen der Aufklärung über den online-Dokumentationsservice iDocLive® und die Möglichkeit der Bearbeitung von Fragebogen auch im häuslichen Bereich darüber, dass er ggf. den Spam-/ Junk-Ordner seines E-Mail-Programmes prüft, weil evtl. die automatisiert von iDocLive® versandten E-Mails fälschlicherweise dorthin verschoben werden können.

*Bitte entnehmen Sie genauere Informationen zur Zuweisung eines Fragebogens dem Kapitel E-2.5 dieses Handbuchs.

Patienten in iDocLive® ändern

Hierfür stehen Ihnen in iDocLive® zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

Entweder in der Patientenliste (indem Sie dort das Symbol „Stift“ klicken) oder im „Stammdatenblatt“ (indem Sie dort den Bereich „Patient bearbeiten“ aufrufen). Über beide Wege gelangen Sie anschließend in das Stammdatenblatt Ihres Patienten und können hier nun die gewünschten Änderungen vornehmen. iDocLive® übernimmt Ihre Angaben/Daten nur dann, wenn Sie deren Sicherung abschließend durch Klicken auf den Button „Patient speichern“ aktiv bestätigen. Ohne Aktivierung dieses Buttons können Sie die Eingabe jederzeit abbrechen, indem Sie einfach einen anderen Menüpunkt aufrufen.

Patienten in iDocLive® archivieren

Patienten, die nicht mehr bei Ihnen in Behandlung sind, können Sie in iDocLive® archivieren. Hierfür stehen Ihnen zwei Möglichkeiten zur Verfügung:

• Nach Aktivierung des Menüpunktes Patientenverwaltung sehen Sie im entsprechenden iDocLive®-Fenster mit der Patientenliste für jeden Patienten jeweils rechts am Ende der Spalte das Symbol „ “, durch dessen Aktivierung Sie den Patienten archivieren können. Klicken Sie dieses Symbol an, erscheint im oberen Browserbereich von iDocLive® ein neues Fenster mit der Frage „Wollen Sie den Patient wirklich archivieren/ entfernen?“. Wenn Sie diese Frage durch Anklicken des „OK“-Buttons bestätigen, werden die Angaben dieses Patienten ins Archiv verschoben.

• Im iDocLive®-Stammdatenblatt des Patienten finden Sie im unteren Bereich die Funktion „Patient archivieren“. Klicken Sie diese an, erscheint im oberen Browserbereich von iDocLive® ein neues Fenster mit der Frage „Wollen Sie den Patient wirklich archivieren/entfernen?“. Wenn Sie diese Frage durch Anklicken des „OK“-Buttons bestätigen, werden die Angaben dieses Patienten ins Archiv verschoben.

Sie haben in iDocLive® jederzeit die Möglichkeit, die archivierten Daten von Patienten wieder „zurück zu holen“. Eine vollständige Löschung einmal dokumentierter Patientendaten ist in iDocLive® nicht möglich!

Das iDocLive® Archiv

Oberhalb der Patientenliste, finden Sie den Reiter „Archiv“, durch dessen Aktivierung Sie in die Patientenliste der archivierten Patienten gelangen.

Sollten Sie die Daten eines Patienten reaktivieren und aus dem Archiv heraus wieder in die aktive Patientenliste überführen wollen, so suchen Sie sich zunächst den gewünschten Patienten aus und klicken dann am rechten Ende seiner Eintragungszeile auf das Symbol „Patienten wiederherstellen“. Sobald Sie diesen Vorgang ausgelöst haben, verschwinden die Daten des Patienten automatisch aus dem Archiv und erscheinen umgehend in der aktuellen Patientenliste.

Das iDocLive® Stammdatenblatt

Die elektronische Karteikarte Ihrer Patienten in iDocLive® besteht aus verschiedenen Komponenten:

Wenn Sie den Patienten aufrufen, gelangen Sie zunächst in sein „Stammdatenblatt“ (das sogenannte Deckblatt), welches Zugang zu den Unterbereichen wie „Übersicht der Diagnosen“, „Behandlungsdaten“ und „persönlicher Code“ ermöglicht.

Das „Stammdatenblatt“ in iDocLive® beinhaltet alle von Ihnen, Ihren Mitarbeitern oder durch den Patienten selbst getätigten Eingaben. Von hier aus gelangen Sie in alle Bereiche, die Sie für die Bearbeitung benötigen.

Die iDocLive® Diagnosenübersicht

Hier finden Sie alle von Ihnen für den jeweiligen Patienten in iDocLive® dokumentierten Diagnosen. Entsprechend der Logik der ICD-10 Kodierung wird auch in iDocLive® zwischen Haupt- und Nebendiagnosen unterschieden: Hauptdiagnosen sind optisch mit einem ausgefüllten (schwarzen) Stern gekennzeichnet, Nebendiagnosen mit einem schwarz umrahmten leeren (hellen) Stern. Neu vergebene bzw. zugewiesene Diagnosen können über das Eingabedatum entsprechend identifiziert werden.

Durch Aktivierung des Informations-Symbols („Symbol einfügen“) können hier in iDocLive® die Textangaben zu den verschiedenen ICD-10 Codes dargestellt werden.

Genauere Informationen zur Zuweisung einzelner ICD-10 Diagnosen entnehmen Sie bitte dem entsprechenden Kapitel dieses Handbuchs.

iDocLive® Behandlungsdaten

Über die Aktivierung des Reiters „Behandlungsdaten“ gelangen Sie in iDocLive® aus dem Stammdatenblatt eines Patienten zu einer Übersicht behandlungsbedingter Änderungen seines Zustandes bzgl. acht definierter schmerzrelevanter Endpunkte:

• Schmerzintensität (über den Schmerzindex, PIX) • Grad schmerzbedingter Beeinträchtigungen (über den modified Pain Disability Index, mPDI)

• Lebensqualität (über das Quality-of-Life Impairment by Pain Inventory, QLIP)

• Schmerztyp (über den Neuropathiescore) • Angst (über die Hospital Anxiety and Depression Scale, HADS bzw. die Depression, Anxiety and Stress Scale, DASS)

• Depression (über die Hospital Anxiety and Depression Scale, HADS bzw. die Depression, Anxiety and Stress Scale, DASS)

• Stress (über die Depression, Anxiety and Stress Scale, DASS) • Schlaf (über das Sub-Item #6 des modified Pain Disability Index, mPDI)

In diesem iDocLive®-Bereich haben Sie die Möglichkeit anhand der vorgenannten acht Parameter die Effizienz Ihrer Behandlungsmaßnahmen jeweils im Vergleich zweier (durch Sie frei wählbarer) Dokumentationszeitpunkte miteinander zu vergleichen.

Wählen Sie hierfür in den entsprechenden iDocLive® Auswahlfeldern die jeweils gewünschten Vergleichszeitpunkte aus (bitte links immer den früheren Zeitpunkt auswählen!), klicken Sie anschließend den Button „Durchführen“ und analysieren Sie die Ihnen nachfolgend im unteren Seitenbereich gezeigten Änderungen (natürlich nur, wenn die der Analyse o.g. Parameter zugrunde liegenden Messwerte zum Zeitpunkt der gewählten Dokumentationstermine verfügbar waren!).

Grundsätzlich gilt, Zahlenwerte im Zähler der jeweiligen Vergleichsanalysen (also solche oberhalb der horizontalen Linie), sind die des früheren Dokumentationstermins und Zahlenwerte im Nenner (also die unterhalb der horizontalen Linie) sind die des späteren Vergleichstermins. Die farb- und richtungskodierten Pfeile rechts neben den Quotienten erlauben Rückschlüsse auf die zwischen den beiden Vergleichszeitpunkten dokumentierten Beschwerdeänderungen: positive Änderungen im Sinne von Verbesserungen und/oder Beschwerdelinderungen werden grundsätzlich grün kodiert, wobei Farbintensität und Pfeilrichtung Rückschlüsse auf das Ausmaß der Änderung erlauben (Hellgrün leichte, Mittelgrün deutliche, Dunkelgrün starke Verbesserungen). Im Gegenzug werden Befundverschlechterungen je nach Ausprägungsgrad mit Gelb (leichte Zunahme), Orange (deutliche Zunahme) und Rot (starke Zunahme) dargestellt.

Bitte beachten:
Den Werten zur Berechnung dieser Behandlungsdaten liegen in iDocLive® die Angaben der Patienten in den verschiedenen Selbstauskunftsinstrumenten zugrunde. Wenn für die gewählten Termine zu einzelnen Effektivitätsparametern keine entsprechenden Daten vorhanden sind, wird dies im entsprechenden Feld durch einen Strich gekennzeichnet und das zugehörige Grapho-Elemente bleibt grau.

Persönlicher Code

Voraussetzung für diese spezielle Funktion in iDocLive®, bei der Praxen/Einrichtungen Einblick in Behandlungsdaten von Patienten nehmen können, die eigentlich von/in einem anderen iDocLive®–Zentrum betreut werden ist, dass

• beide Praxen/Einrichtungen an iDocLive® teilnehmen.

• der Patient für diesen (vorübergehenden) iDocLive®-Datentransfer sein Einverständnis gegeben und schriftlich fixiert hat. Am Einfachsten verwenden Sie hierzu die im „Downloadbereich“ von iDocLive® verfügbare Einverständniserklärung, drucken diese aus und lassen Sie diese anschließend vom Patienten unterschreiben.

Der „Persönliche Code“ dient einer Verbesserung der Versorgung von Schmerzpatienten in Notfällen oder besonderen Behandlungssituationen (z.B. interdisziplinären Schmerzkonferenzen). In derartigen Fällen können Sie bzw. Ihre Praxis/Einrichtung zwei verschiedene Rollen spielen:

Ihr Patient stellt sich notfallmäßig in einer anderen Praxis vor und bedarf kurzfristig einer Behandlung durch einen Ihrer Kollegen (z.B. bei Urlaubssituationen, Reisen, etc.). In diesem Fall können Sie als „Erstbehandler“ über diese Funktion (nachdem Ihnen das anfragende Zentrum die Einverständniserklärung des Patienten – z.B. per Fax – zugesandt hat) einmalig einen entsprechende „Code generieren“ und diesen dem notfallmäßig aufgesuchten Kollegen bzw. dessen Praxis/Einrichtung zur Verfügung stellen. Dieser erhält nach Eingabe dieses Zugangscodes in iDocLive® ein zeitlich begrenztes „Leserecht“ der Behandlungsdaten dieses einen Patienten und kann daraufhin eine fundierte Therapieentscheidung bzgl. der aktuellen Notfallsituation treffen.

Bei Ihnen stellt sich notfallmäßig der Patient eines Kollegen vor, der akut (z.B. wegen Verlust seiner Medikamente oder einer umstandsbedingten Exazerbation seiner Beschwerden, etc.) Ihrer Hilfe bedarf. In diesem Fall können Sie als „Mitbehandler“ die entsprechende Einverständniserklärung aus dem Downloadbereich von iDocLive® ausdrucken, sich vom Patienten unterschreiben lassen und dem eigentlich für die Behandlung zuständigen iDocLive®-Zentrum (im Idealfall per Fax) zusenden. Von dort erhalten Sie dann umgehend (im Idealfall via E-Mail) einen Zugangscode zugesandt, der Ihnen über Ihre autorisierten Endgeräte den vorübergehenden Lesezugriff auf die iDocLive®-Daten dieses Patienten ermöglicht.

Bitte beachten:
Der für diesen Lesezugriff von iDocLive® generierte Code wird tagesbezogen erstellt und verliert seine Berechtigung jeweils um Mitternacht des aktuellen Tages.

Das iDocLive® Log-Protokoll

Sie finden das iDocLive® Log-Protokoll wenn Sie den gewünschten Patienten aufrufen und anschließend in der linken Navigationsleiste das zugehörige Untermenü „Log-Protokoll“ anklicken.

In diesem Protokoll werden durch iDocLive® automatisch alle Vorgänge dokumentiert, die bei einem Patient stattgefunden haben. Eintragungen/Änderungen die der Patient selbst vorgenommen hat, erkennen Sie daran, dass in der Spalte „Mitarbeiter“ kein Kürzel zu sehen ist. Eintragungen, bzw. Änderungen und/oder Maßnahmen durch Mitarbeiter Ihrer Praxis/Einrichtung werden durch die zusätzliche Angabe des Handzeichens des verantwortlichen Mitarbeiters kodiert!

Bitte beachten:

Das iDocLive® Log-Protokoll kann nur dann den rechtlich vorgeschriebenen Aktivitätsnachweisen gerecht werden, wenn alle in Ihrer Praxis/Einrichtung mit iDocLive® arbeitenden bzw. mit Zugriffsrechten auf iDocLive® versehenen Mitarbeiter vollständig und unter Angabe aller notwendigen Kennungen im iDocLive®-System hinterlegt sind. Bitte kontrollieren Sie deshalb regelmäßig die entsprechenden Eintragungen unter „System – Benutzer verwalten“ und halten Sie alle Angaben aktuell.

Auswertungen

In den Auswertungsbereich von iDocLive® gelangen Sie, indem Sie zunächst unter „Patientenverwaltung“ den gewünschten Patienten aufrufen (z.B. durch Anklicken des Namens oder Aktivierung des zugehörigen Symbols im rechten Zeilenrand) und anschließend in den sich nachfolgenden öffnenden Untermenüs der Navigationsleiste links den Punkt „Auswertungen“ aufrufen.

Die Auswertungen in iDocLive® sind in mehrere Bereiche gegliedert. In der „tabellarischen Auswertung“ erhalten Sie in kombinierter alphanumerischer und graphischer Form eine Übersicht über die vorhandenen Befunde des jeweiligen Patienten.

Im „Körperschema“ sehen Sie die geschlechtsbezogenen topographischen Darstellungen der Schmerzen so, wie sie von Ihrem Patienten eingetragen wurden.

In den „graphischen Auswertungen“ finden Sie für geeignete Testinstrumente bzw. schmerzrelevante Parameter graphische Darstellungen des Verlaufs über die verfügbaren Dokumentationszeitpunkte.

iDocLive® zeigt Ihnen naturgemäß in diesen Bereichen so lange keine Angaben, so lange keine verwertbaren Daten vorliegen. In diesen Fällen erhalten Sie beim Aufrufen dieser Seiten von iDocLive® die Information: „Zur Zeit liegen keine Auswertungen vor“.

Die tabellarische Auswertung

In dieser Ansicht werden Ihnen sämtliche auswertbaren Daten der von Ihnen zum Einsatz gebrachten bzw. vom Patienten und/oder den Mitarbeitern Ihrer Praxis/Einrichtung in iDocLive® dokumentierten Daten. Anhand farbiger Grapho-Elemente sehen Sie - auch bei Unkenntnis der exakten Instrumente und Befunde - auf den ersten Blick, welche Werte auffällig sind. Sollten Angaben zur vollständigen Berechnung fehlen, können diese jederzeit entsprechend nachträglich erhoben bzw. ergänzt werden.

Standardmäßig zeigt Ihnen iDocLive® in dieser Übersicht die Summen- bzw. Schlüsselwerte der verfügbaren Instrumente/Parameter. Details zu den einzelnen Instrumenten können Sie in iDocLive® sehen, indem Sie

• entweder auf den Button „Alles öffnen/schließen“ klicken, wodurch Sie die Ansicht aller Einzelwerte der verfügbaren Dokumentationsinstrumente öffnen bzw. schließen können,

oder

• gezielt in der Tabelle links neben den fett gedruckten Instrumentenkennzeichnungen auf das grüne Dreieck („Symbol einfügen“) klicken und damit die Detailwerte öffnen bzw. anschließend durch Anklicken des dann sichtbaren Dreiecks („Symbol einfügen“) auch wieder schließen können.

Horizontaler und vertikaler Bildlauf

• Wenn ein Patient sehr viele Dokumentationstermine hatte, die nicht alle gleichzeitig auf einer Bildschirmseite dargestellt werden können, können Sie sich diese durch Verschieben des horizontalen Bildlaufbalkens oberhalb der Datumsfelder anzeigen lassen.
• Bei umfangreichen Dokumentationsmengen, d.h. bei Fällen, in denen selbst in der Befundzusammenfassung nicht alle Dokumentationsinstrumente dargestellt werden können, können Sie sich diese durch Verschieben des vertikalen Bildlaufbalkens am rechten Bildschirmrand anzeigen lassen.

Die graphische Auswertung

Wenn Sie diesen Bereich aktivieren/öffnen, so sehen Sie eine Übersicht über den zeitlichen Verlauf geeigneter Parameter des jeweiligen Datenbestandes Ihres Patienten. Standardmäßig zeigt Ihnen iDocLive® in dieser Übersicht die graphische Darstellung aller geeigneten und verfügbaren Werte, weshalb mitunter (z.B. bei vielen für diese Darstellungsform geeigneten Werten und Zeitpunkten) die Darstellung ein wenig unübersichtlich anmuten kann.

Sie können diese Darstellung in iDocLive® jederzeit übersichtlicher gestalten bzw. Ihren eigenen Vorstellungen anpassen, indem Sie entweder

• durch Auswahl der Instrumente im entsprechenden Auswahlfenster links über dem Diagramm Kombinationen auswählen

oder

• direkt in der Abbildung durch Klicken auf die Instrumentenkennungen in der zugehörigen Abbildungslegende die Darstellung einzelner Kurven selektiv ausblenden bzw. (durch neuerliches Klicken) wieder einblenden.

Innerhalb der Abbildungen können Sie sich in iDocLive® durch Anklicken einzelner Kurvenpunkte jederzeit die zugehörigen exakten Parameter (d.h. Zeitpunkt, Parameter-/Instrumentenkennung und Ausprägung) anzeigen lassen.

Zusätzlich finden Sie in iDocLive® im rechten Bereich über der Grafik einen Button, über den Sie – nachdem Sie ihn angeklickt haben – das Diagramm in verschiedenen Formaten (entweder als PNG- oder JPEG-Pixelgrafik, als PDF-Dokument oder als SVG-Vektorgrafik) speichern oder direkt ausdrucken können.

Bitte beachten Sie, dass Ihnen – je nach Bildschirmauflösung/-größe – in iDocLive® dieser Button in der Erstansicht (noch) nicht gezeigt wird, weil der eigentliche rechte Rand der Abbildung erst durch/nach Verschieben der horizontalen Bildlaufleiste unterhalb der Abbildung angezeigt wird.

Das Körperschema

Nach Aktivierung/Öffnung dieses iDocLive®-Bereichs sehen Sie (vorausgesetzt es liegen entsprechenden Daten vor!) nach Auswahl des entsprechenden Dokumentationszeitpunktes die graphische Darstellung der topographischen Angaben des Patienten zu Intensität und Verlauf seiner Schmerzen.

Nach Auswahl eines Untersuchungs- bzw. Dokumentationszeitpunktes (durch Klicken auf das Lupensymbol unterhalb der verfügbaren Datumsfelder) öffnet sich in iDocLive® die entsprechende Übersicht und zeigt Ihnen (zunächst in der sog. Silhouetten-Darstellung) die Angaben des Patienten genau so, wie dieser die Einzeichnungen vorgenommen hat. Diese Markierungen können Sie nun unter Verwendung verschiedener optischer Hilfsmittel (z.B. des Dermatomverlaufs, des Verlaufs der Hautinnervation peripherer Nerven, der Lage von Muskeln, Knochen und Gelenken oder der Projektionsfelder von Schmerzen innerer Organe – sog. Head-Zonen) analysieren. Suchen Sie sich hierzu in iDocLive® das gewünschte Darstellungsformat (ggf. auch durch Verwendung der vertikalen Bildlaufleiste am rechten Bildschirmrand), klicken Sie dann auf das interessierende Darstellungsformat und Sie sehen die Markierungen kombiniert mit der gewählten Überlagerungsmaske. Anschließend können Sie mögliche topographische Zusammenhänge bewerten.

Durch den Vergleich der Körperschemata zwischen verschiedenen Dokumentationszeitpunkten können Sie nicht nur die sonst üblichen Effekte Ihrer Behandlungsmaßnahmen (wie z.B. Rückgang der Schmerzintensität oder Rückgang schmerzbedingter Beeinträchtigungen im Alltag, etc.) prüfen, sondern auch Änderungen der topographischen Ausprägung der verantwortlichen Schmerzen.

Der iDocLive® Profi-Tipp

Ihnen fällt im Gespräch mit dem Patienten oder bei der Durchsicht seiner Angaben in iDocLive® auf, dass er keine Angaben zur Schmerztopographie gemacht hat? Dann holen Sie das einfach nach:

• Weisen Sie hierzu dem Patienten (nachdem Sie diesen über den Menüpunkt „Patientenverwaltung“ aufgerufen haben), über das Untermenü „Fragebogen“ – neuen Fragebogen zuweisen“ das Instrument „Körperschema“ erneut zu, öffnen Sie anschließend selbiges in der „Praxisansicht“ und notieren Sie dort auf der zweiten Seite unter „Bearbeitungsdatum“ das Datum, für das Sie diese Angaben rückwirkend zuordnen möchten. Jetzt können Sie Ihr Endgerät dem Patienten geben und von diesem das fehlende Körperschema ergänzen lassen.

• Damit die graphischen Angaben des Patienten zur räumlichen Verteilung/Ausbreitung und entsprechenden Intensität seiner Schmerzen in iDocLive® gespeichert werden, müssen sowohl Vorder- als auch Rückseite gezielt und jeweils (!) durch Anklicken des entsprechenden Speicherbuttons oberhalb des Körperschemas gespeichert werden.

Ihnen fällt bei der Bearbeitung des vorgenannten iDocLive® Profi-Tipps auf, dass Sie im dort genannten Untermenü „Fragebogen“ – neuen Fragebogen zuweisen“ das Instrument „Körperschema“ weder finden, noch dem Patienten zuweisen können?

• Dann sollten Sie sich die Zeit nehmen und sich nicht nur mit den durch iDocLive® zur Verfügung gestellten Standardfragebogen beschäftigen, sondern insbesondere auch mit der Frage, ob diese den besonderen Bedürfnissen Ihrer Patienten und/oder den Abläufen in Ihrer Praxis/Einrichtung überhaupt gerecht werden. Das umfangreiche Fragebogenarchiv in iDocLive® erlaubt Ihnen nicht nur auf einfache Weise die Erstellung eigener (durchaus auch komplexerer) Fragebogen – sondern fordert von Ihnen auch eine kritische Auseinandersetzung mit diesem Thema.

• Nutzen Sie die Gelegenheit, in Ihrer Praxis/Einrichtung gemeinsam die bestehenden Abläufe zu diskutieren und welche Befragungsinstrumente Sie wann, wie und bei wem einsetzen wollen bzw. wie Ihnen iDocLive® ganz grundsätzlich dabei helfen kann diese Abläufe zu optimieren. Wenn Sie daraufhin feststellen, dass Sie mit den Standardfragebogen von iDocLive® zurecht kommen – kein Problem (für die meisten Praxen/Einrichtungen sollte das in der Tat auch genügen). Aber wenn Sie Wert auf individuell maßgeschneiderte Instrumente und Fragebogen Wert legen, die nicht nur Standardansprüchen genügen, sondern auch Ihren eigenen Anforderungen – dann sind Sie bei iDocLive® genau richtig!

Berichte in iDocLive®

Für die Erstellung von Patientenberichten bzw. Arztbriefen stehen Ihnen in iDocLive® grundsätzlich zwei alternative Optionen zur Verfügung. Bitte wählen Sie zunächst über den Menüpunkt „Patientenverwaltung“ den für die Brieferstellung benötigten Patienten aus, klicken Sie anschließend im jetzt neu sichtbaren Untermenü auf den Punkt „Berichte“ und selektieren Sie dann im Hauptfenster der Bildschirmansicht den Besuchstermin, für den Sie einen Bericht erstellen wollen.

Nun haben Sie in iDocLive® die Möglichkeit die Berichterstellung auf zwei unterschiedlichen Wegen abzuschließen:

schnell und vollständig

Wählen Sie hierzu im entsprechenden iDocLive® Auswahlfeld unterhalb des von Ihnen gewählten Besuchstermins die Option „Erstellung eines Standardberichts auf der Grundlage aller verfügbaren Daten“ und klicken Sie anschließend auf den nun sichtbaren Button „Erstellen“. Anschließend generiert Ihnen iDocLive® den entsprechenden Gesamtbericht und zeigt Ihnen das zugehörige Dokument optisch unterhalb des „Erstellen“-Buttons an. Durch Klicken auf dieses Grapho-Element wird das File – abhängig von dem von Ihnen verwendeten Endgerät und dem von Ihnen verwendeten Internetbrowser – geladen und steht Ihnen dann unter Verwendung einer geeigneten Textverarbeitungssoftware (wie z.B. MS Word ab Version 2007, etc.) zur weiteren Bearbeitung, Ergänzung oder Änderung, etc. zur Verfügung.

individuell und selektiv

Wählen Sie hierzu im entsprechenden iDocLive® Auswahlfeld unterhalb des von Ihnen gewählten Besuchstermins die Option „Erstellung eines Individualberichts mit selektierten Daten“. Anschließend zeigt Ihnen iDocLive® auf dem Hauptbildschirm unterhalb des Auswahlfeldes zur Festlegung des Berichtsformates eine Übersicht über die zum gewählten Dokumentationstermin verfügbaren Fragebogeninstrumente sowie rechts daneben ein zusätzliches Vorschaufenster.

Durch Anklicken der verfügbaren Bausteine können Sie diese in iDocLive® für die Berichterstellung auswählen und im Vorschaufenster unmittelbar Ihre Umsetzung in Briefform bewerten (siehe Abbildung).

In iDocLive® werden die von Ihnen für diese Form der Berichterstellung ausgewählten Textbausteine sowohl im Vorschaufeld als auch im abschließend erstellten Bericht/Brief genau in der Reihenfolge aufgeführt, in der Sie diese ausgewählt haben. Zur Erleichterung der formalen Berichterstellung sollten Sie deshalb in Erwägung ziehen, die Textbausteine „Einleitung“ und „Diagnosen“ als erste auszuwählen und erst anschließend die anderen hinzuzuwählen.

Durch Anklicken des Vorschaufeldes können Sie in iDocLive® jederzeit direkt in den einzelnen Textbausteinen Änderungen vornehmen und/ oder Ergänzungen einfügen, bevor Sie dann abschließend durch Klicken auf den Button „Erstellen“ (links unten) den entsprechenden Selektivbericht erstellen können. Nach erfolgreicher Berichterstellung zeigt Ihnen iDocLive® das zugehörige Dokument optisch unterhalb des „Erstellen“-Buttons an. Durch Klicken auf dieses Grapho-Element wird das File – abhängig von dem von Ihnen verwendeten Endgerät und dem von Ihnen verwendeten Internetbrowser – geladen und steht Ihnen dann unter Verwendung einer geeigneten Textverarbeitungssoftware (wie z.B. MS Word für Office, etc.) zur weiteren Bearbeitung, Ergänzung oder Änderung, etc. zur Verfügung.

Das iDocLive® Fragebogensystem

iDocLive® vertritt die Philosophie, dass Betroffene selbst am besten über ihre Schmerzen und deren Auswirkungen auf Ihr Alltagsleben, ihre Teilhabe an den Aktivitäten des alltäglichen Lebens und ihre Lebensqualität Auskunft geben können. Von daher nehmen in iDocLive® sowohl der Einsatz geeigneter und validierter Selbstauskunftsinstrumente als auch die aktive Einbeziehung von Patienten einen breiten Raum ein.

Drucken Sie diese Formblätter vor der Anlage des Behandlungsfalles im iDocLive®-System aus und übergeben Sie diese Ihrem Patienten im Rahmen der Erstvorstellung in Ihrer Praxis/Einrichtung bzw. schicken Sie ihm diese Unterlagen vorab (z.B. via E-Mail), damit er sich mit den darin enthaltenen Informationen und Angaben vertraut machen kann.

Besprechen Sie dann mit Ihrem Patienten gemeinsam alle diesbezüglich offenen Fragen, lassen Sie sich anschließend sein Einverständnis zur Erhebung, Verarbeitung und Speicherung seiner Daten (durch seine eigenhändige Unterschrift) schriftlich auf den beiden Formblättern zum Datenschutz und zur Einverständniserklärung bestätigen, zeichnen Sie beide Formblätter gegen, lassen Sie von beiden eine Kopie für den Patienten erstellen, übergeben Sie diese dem Patienten und legen Sie selbst die beiden Originale bei den Krankenunterlagen des Patienten ab.

Diese medicolegale Formerfordernis einer rechtswirksamen Zustimmung des Patienten zur elektronischen Erhebung, Verarbeitung und Sicherung seiner Krankheitsdaten dient in erster Linie der Absicherung der Dokumentationsprozesse in Ihrer Praxis/Einrichtung und ist für die Verwendung von iDocLive® unerheblich!

Bitte beachten:

Die Verwendung von iDocLive® setzt nicht nur das generelle Einverständnis Betroffener voraus, sondern insbesondere auch deren rechtswirksame Einwilligung in die elektronische Erhebung, Verarbeitung und Speicherung ihrer Daten. Hierzu stellt Ihnen iDocLive® im Downloadbereich geeignete Formblätter zur Verfügung, mit denen Sie betroffene Patienten sowohl aufklären bzw. informieren (siehe Formblatt Patienteninformation zum Schmerzdokumentationsdienst iDocLive® und dem PraxisRegister) als auch ihr Einverständnis zur elektronischen Speicherung und Verarbeitung Ihrer Daten (siehe Formblatt: Patienteneinverständniserklärung zur elektronischen Speicherung und Verarbeitung der Daten) und zu den vorhanden Datenschutzmaßnahmen (siehe Formblatt: Patienten Datenschutzerklärung) rechtswirksam dokumentieren können.

Dennoch empfehlen wir Ihnen ausdrücklich und in Ihrem eigenen Interesse, sich bei jedem Erstkontakt mit einem Patienten und unter Verwendung geeigneter Formblätter dessen generelles Einverständnis zur elektronischen Erhebung, Verarbeitung und Sicherung seiner Krankheitsdaten einzuholen.

Wir bitten um Ihr Verständnis, dass wir unser elektronisches online-Dokumentationssystem iDocLive® so konfiguriert haben, dass es eine Verwendung für/ bei Patienten die einer elektronischen Verarbeitung ihrer Krankheitsdaten nicht ausdrücklich zugestimmt haben nicht zulässt. Aus diesem Grund erfragt iDocLive® unabhängig von Ihren eigenen Verfahrensweisen automatisch

• bei jedem Erstkontakt mit einem Patienten und

• bei jedem länger als 12 Monate zurückliegenden Folgekontakt mit einem Patienten

die für dieses online-Dokumentationssystem notwendige Einverständnis und sperrt – im Falle einer fehlenden Zustimmung bzw. einer entsprechenden Ablehnung – die Speicherung der Daten (diese automatisierte Sicherung hat zur Folge, dass sich Ihr Patient bei Ihnen melden wird und Sie dann Gelegenheit haben, ihn nicht nur von der Sinnhaftigkeit und Notwendigkeit einer geeigneten elektronischen Befunddokumentation zu überzeugen, sondern auch von der Sicherheit dieses Verfahrens).

In Ihrer Praxis/Einrichtung ist aus medicolegaler Sicht weder die Verwendung unseres online-Dokumentationsdienstes iDocLive®, noch die anderer elektronischer Dokumentationssysteme möglich, wenn Ihr Patient – trotz umfassender schriftlicher Informationen und mündlicher Aufklärung – das Einverständnis zur elektronischen Erhebung, Verarbeitung und Sicherung seiner Daten verweigert.

Zur Gewährleistung eines störungsfreien Ablaufs in Ihrer Praxis/Einrichtung, wie auch zur problemlosen Kommunikation mit zuweisenden Ärzten, Vor- und Folgebehandlern benötigen Sie das schriftliche Einverständnis des Patienten zur Kontaktaufnahme bzw. Befundübermittlung. Auch hierfür finden Sie im Downloadbereich von iDocLive® geeignete Formblätter.

Möglichkeiten der Fragebogenbearbeitung durch Patienten in iDocLive®

iDocLive® nutzt für die Bearbeitung seiner Fragebogen durch Patienten verschiedene Möglichkeiten der Selbstauskunft um sowohl das Ausmaß aktueller Beschwerden (d.h. z.B. Schmerzintensität, Grad der schmerzbedingten Beeinträchtigungen im Alltag, etc.) als auch anamnestische und behandlungsbedingte Informationen direkt durch den Patienten zu erfassen. Hierfür stehen Ihnen sowohl die von der Deutschen Gesellschaft für Schmerzmedizin verabschiedeten Komplexinstrumente (wie z.B. der Deutsche Schmerzfragebogen oder das Deutsche Schmerztagebuch, etc.) zur Verfügung (siehe hierzu näheres im entsprechenden Kapitel dieses Handbuchs), als auch eine umfangreiche Bibliothek validierter Einzelinstrumente aus denen Sie – angepasst an Ihre individuellen Praxisbesonderheiten und die Bedürfnisse Ihrer Patienten – in iDocLive® mit geringem Aufwand eigene Selbstauskunftsfragebogen erstellen können.

Allen Instrumenten (d.h. sowohl den durch iDocLive® zur Verfügung gestellten Komplexinstrumenten, wie auch den ggf. selbst erstellten Fragebogen oder den Einzelinstrumenten der Fragebogenbibliothek in iDocLive®) ist gemeinsam, dass sie für eine papierlose Direkteingabe unter Verwendung tastaturloser Tablets mit berührungsempfindlichen Bildschirmen optimiert wurden.

Zur Bearbeitung dieser Selbstauskunftsfragebogen ermöglicht iDocLive® die direkte elektronische Eingabe von Daten in unterschiedlichster Form. Zur Verfügung stehen:

• Listenfelder: (engl. Listboxes, oder auch Auswahllisten), sind Kontrollelemente der grafischen Benutzeroberfläche von iDocLive® die der Darstellung verschiedener durch das online-Dokumentationssystem vorgegebenen, jedoch durch den Anwender auszuwählender Einträge in Listenform dienen.

Bitte beachten:
In iDocLive® sind Listenfelder grundsätzlich geschlossen und die zur Auswahl stehenden Listen müssen zunächst durch Anklicken des (meist) rechts stehenden und mit der Spitze nach unten zeigenden Dreiecks geöffnet werden und können erst dann ausgewählt werden!

• Checkboxen: (engl. für Auswahlkästen, Kontrollkästchen, Markierungsfelder) sind ein Standardbedienelement der grafischer Benutzeroberfläche von iDocLive® und werden durch Mausklick (bei klassischen Desktop-PCs oder Notebooks) oder Antippen (bei tastaturlosen Tablets mit berührungsempfindlichen Bildschirmen) aktiviert, wobei bei Checkboxen – im Gegensatz zu den sog. Radiobuttons (s.u.) – gleichzeitig auch mehrere Optionen einer Liste ausgewählt werden können. Um eine bereits getroffene Auswahl zu ändern (z.B. um die Aktivierung eines Auswahlkästchens wieder aufzuheben, muss das entsprechende Feld erneut angeklickt oder angetippt werden).
• In iDocLive® wird die Auswahl/Aktivierung einer Checkbox durch einen grünen Haken symbolisiert.

• Radiobuttons: (engl. für Optionsfelder, seltener Mehrfachoptionsfelder oder Optionsschaltflächen) sind Bedienelemente der grafischen Benutzeroberfläche von iDocLive®, die – im Gegensatz zu den sog. Checkboxen (s.o.) – der Auswahl genau einer Option aus mehreren dienen. Dies hat zur Folge, dass bei anklicken verschiedener Optionsfelder nur jeweils das zuletzt bearbeitete Feld aktiviert und die Auswahl des jeweils davor angeklickten Feldes deaktiviert wird. In iDocLive® wird die Auswahl/Aktivierung eines Radiobuttons durch ein grünes Kreuz symbolisiert.

• Freitextfelder: erlauben in iDocLive® nach Aktivierung mittels Mausklick oder Antippen die direkte Eingabe von alphanumerischen Texten, die – je nach Felddefinition – bzgl. Umfang (d.h. Zeichenzahl) oder Struktur (z.B. bei Datums- oder Zahlenfeldern) mehr oder weniger formatiert sein können.

• Slider: erlauben durch Anklicken eines bestimmten Punktes auf einer Linie oder Ziehen einer Markierung die Angabe definierter Ausprägungsgrade und finden auf der graphischen Benutzeroberflächen von iDocLive® Verwendung um z.B. die Schmerzintensität oder den Grad schmerzbedingter Beeinträchtigungen anzugeben.

• Inaktive (d.h. nicht bearbeitete) Slider übermitteln in iDocLive® keinen Wert (z.B. für die Schmerzintensität) an das online-System. Sollte ein Patient z.B. die Frage nach seinen „geringsten Schmerzen“ mit „keine“ beantworten wollen, genügt es nicht, den entsprechenden Slider (bei dem einstellungsgemäß der „Reiter“ links und damit eigentlich auf „0“ steht) unbearbeitet zu lassen, sondern muss dieser Wert (im vorliegenden Fall „0“ für „keine Schmerzen“) aktiv angeklickt werden. Sichtbar wird diese „Aktivierung“ in dem übergeordneten Feld „Ausgewählt“, welches bei inaktiven oder bislang nicht bearbeiteten Slidern keinen Zahlenwert anzeigt, bei bearbeiteten/aktivierten Slidern jedoch – zusätzlich zu dem farbigen grünen Balken direkt im Slider – den jeweils ausgewählten Zahlenwert.

• Zeichenflächen: finden bei iDocLive® Verwendung um sowohl Topographie (d.h. Lokalisation und Ausbreitung) von Haupt- und Nebenschmerz, als auch die Schmerzintensität zu dokumentieren. Hierfür stehen dem Patienten in iDocLive® – neben geeigneten und geschlechtskodierten Körperschemata für Vorder- und Rückseite (siehe Abbildungen F 12.1-9, F 12.1.10) – verschiedene graphische Elemente zur Verfügung, die über entsprechende Auswahlfelder aktiviert und dann für die graphische Darstellung („Zeichnung“) der vorhandenen Schmerzen verwendet werden können.

Die Intensität des Hauptschmerzes kann unter Verwendung einer 5-stufigen bispektralen Farbskala mit den Endpunkten „gelb“ (für gering(st)e Schmerzen) und „feuerrot“ (für maximal(st)e Schmerzen) angegeben bzw. eingezeichnet werden.

Änderungen können in iDocLive® entweder über den „Radiergummi“ durchgeführt werden, mit dem unter grundsätzlicher Beibehaltung der bereits erstellten Zeichnung Teiländerungen vorgenommen werden können, oder über den „Rückbutton“ mit dem die jeweils zuletzt gemachten Änderungen (sowohl bzgl. Einzeichnung als auch Ausradierung) schrittweise rückgängig gemacht werden können.

Bitte beachten:
In iDocLive® müssen sowohl „Strichstärke“ als auch „Intensitätsgrad“ vor dem Zeichenvorgang ausgewählt werden.

In iDocLive® müssen die Angaben/Zeichnungen der Patienten in den Körperschemata gesondert und jeweils getrennt für Vorder- und Rückansicht gespeichert werden.

Die Zuweisung eines iDocLive® Fragebogens

Um einem Ihrer Patienten in iDocLive® einen Fragebogen zur Bearbeitung zuweisen zu können müssen Sie zunächst über das Navigationsmenü und die Aktivierung der „Patientenverwaltung“ den entsprechenden Patienten (dem Sie einen Fragebogen zuweisen wollen) auswählen. Anschließend klicken Sie im Navigationsbereich links auf das Untermenü „Fragebogen“ und danach im zentralen Bildschirmbereich auf den Reiter „Neuen Fragebogen zuweisen“.

In dem sich daraufhin öffnenden Bildschirmbereich können Sie nun Ihrem Patienten aus den verfügbaren Fragebogen einen (oder mehrere) Fragebogen zuweisen und durch einige (wenige) Zusatzangaben sowohl dessen Bearbeitungszeitpunkt als auch dessen Bearbeitungshäufigkeit vorab festlegen.

Bitte beachten:
Sie können einem Patienten in iDocLive® zeitgleich immer nur einen Fragebogen zuweisen! Möchten Sie einem Patienten für einen bestimmten Termin mehrere verschiedene Fragebogen zur Bearbeitung zuweisen, so müssen Sie diese Zuweisungen nacheinander Schritt für Schritt solange wiederholen, bis Sie die gewünschten Zuordnungen abgeschlossen haben.

iDocLive® erlaubt Ihnen, ausgewählten Fragebogen die nachfolgend beschriebenen Befragungszeitpunkte zuzuweisen:

„einmalig – gleich“

diese Form der Zeitpunktszuweisung in iDocLive® empfiehlt sich, wenn Sie die Bearbeitung des Fragebogens durch den Patienten unmittelbar (d.h. z.B. sofort nach Zuweisung) beginnen wollen – z.B. dann, wenn der Patient direkt bei Ihnen in der Praxis ist.

„einmalig – später“

diese Zuweisungsoption in iDocLive® eignet sich für Befragung die einmalig zu einem späteren (und von Ihnen festzulegenden) Zeitpunkt (in der Zukunft!) erfolgen sollen – z.B. dann, wenn Sie zu einem vorab festgelegten Termin (z.B. in einem Monat) oder einem definierten Zeitfenster Informationen über den bisherigen Verlauf der Schmerzerkrankung bzw. deren Ansprechen auf die von Ihnen veranlassten Behandlungsmaßnahmen überprüfen möchten.

„täglich“

diese Umsetzung eignet sich in iDocLive® zur Zuweisung täglicher Befragungen – z.B. dann, wenn Sie über einen definierten Zeitraum (z.B. eine Woche oder zwei Wochen) täglich regelmäßig wiederkehrend die Ausprägung identischer Parameter erfragen wollen (z.B. den 24-Stunden Verlauf der Schmerzintensität zu definierten Zeitpunkten, wie im Falle des Tagesprotokolls im Deutschen Schmerztagebuch). Durch die Angabe eines definierten Zeitfenster („Gültig ab“ – „bis einschließlich“) können Sie bereits bei der Zuweisung des Fragebogeninstruments den Befragungszeitraum definieren und durch Aktivieren der E-Mail-Erinnerungsfunktion den Patienten automatisch durch iDocLive® an die anstehenden Befragungen erinnern lassen.

„wöchentlich“

diese iDocLive®-Option bietet sich an, wenn Sie über einen längeren Zeitraum (z.B. 2-3 Monate) regelmäßig Verlaufsdaten erheben wollen, Ihnen die vorgenannte tägliche Befragung Ihres Patienten jedoch zu engmaschig ist.

„monatlich“

diese iDocLive®-Option entspricht im Wesentlichen der bereits vorgenannten (d.h. täglichen) und unterscheidet sich von dieser nur durch die nochmals niedrigere Befragungsfrequenz innerhalb des von Ihnen festgelegten Befragungszeitraumes.

iDocLive® erlaubt dem Patienten aus Sicherheitsgründen eine Bearbeitung der ihm zugewiesenen Fragebogen ausschließlich zu den von Ihnen vorab definierten Zeitpunkten bzw. innerhalb der von Ihnen vorab definierten Zeitfenster. Dies hat zur Folge, dass Sie ggf. Ihrem Patienten den betreffenden Fragebogen neuerlich zuweisen müssen, wenn er diesen (aus welchem Grund auch immer) nicht innerhalb des von Ihnen vorab definierten Zeitfensters bearbeiten konnte.

Die Zuweisung eines iDocLive®-Fragebogens Schritt für Schritt

Szenario 1: der Deutsche Schmerzfragebogen, „einmalig - gleich“

In den nachfolgenden Abschnitten wollen wir mit Ihnen zusammen einem Patienten einen iDocLive®-Fragebogen (in unserem Beispiel den Deutschen Schmerzfragebogen) für eine einmalige sofortige Befragung in Ihrer Praxis/Einrichtung zuweisen (wobei wir der Einfachheit halber davon ausgehen, dass Sie in Ihrer Praxis/Einrichtung iDocLive® als „stand-alone“ Lösung auf einem einzigen Endgerät – einem tastaturlosen Tablet mit berührungsempfindlicher Bildschirmoberfläche verwenden und alle formalen Voraussetzungen für die elektronische Erhebung, Verarbeitung und Speicherung von Patientendaten durch Sie bereits erfüllt wurden):

• Wählen Sie hierfür zunächst über die „Patientenverwaltung“ und in der nachfolgend erscheinenden Patientenliste im zentralen Arbeitsbereich von iDocLive® den gewünschten Patienten aus (in unserem Fall den fiktiven Patienten „Martin Konrad“).

• Aktivieren Sie dann im (jetzt sichtbaren) iDocLive® Untermenü „Fragebogen“ den Reiter „Neuen Fragebogen zuweisen“ rechts oben.

• Wählen Sie anschließend aus der Ihnen nun angezeigten Liste vorhandener Fragebogeninstrumente den gewünschten Fragebogen (in unserem Fall „Der Deutsche Schmerzfragebogen“) und den gewünschten Befragungstyp (in unserem Fall „einmalig – gleich“) aus.

• Speichern Sie diese Zuordnung durch Klicken auf den entsprechend benannten Button im unteren Bildschirmbereich.

• Klicken Sie dann auf den Reiter „Geplante Fragebogen“ und starten Sie die Befragung durch Aktivieren des „Symbol einfügen“ Symbols.

• Prüfen Sie, ob iDocLive® - wie in der Legende angekündigt – wirklich die Zentrumsansicht geschlossen und die Patientenansicht geöffnet hat

• und übergeben Sie Ihrem Patienten anschließend das Endgerät mit dem Angebot, dass er sich bei Fragen zur elektronischen Bearbeitung des online-Fragebogens jederzeit bei Ihnen melden kann.

Szenario 2: der Deutsche Schmerzfragebogen, einmalig - später

In den nachfolgenden Abschnitten wollen wir mit Ihnen zusammen einem Patienten einen iDocLive®-Fragebogen (in unserem Beispiel den Deutschen Schmerzfragebogen) für eine einmalige jedoch erst später (nämlich in einer Woche, d.h. am 27.11.2014) durchzuführende Befragung zuhause zuweisen (wobei wir diesmal der Einfachheit halber davon ausgehen, dass Ihr Patient über einen eigenen Computer und eine E-Mail-Adresse verfügt und alle formalen Voraussetzungen für die elektronische Erhebung, Verarbeitung und Speicherung von Patientendaten durch Sie bereits erfüllt wurden):

• Wählen Sie hierfür zunächst über die „Patientenverwaltung“ und in der nachfolgend erscheinenden Patientenliste im zentralen Arbeitsbereich von iDocLive® den gewünschten Patienten aus (in unserem Fall den fiktiven Patienten „Martin Konrad“).

• Aktivieren Sie dann im (jetzt sichtbaren) iDocLive® Untermenü „Fragebogen“ den Reiter „Neuen Fragebogen zuweisen“ rechts oben.

• Wählen Sie anschließend aus der Ihnen nun angezeigten Liste vorhandener Fragebogeninstrumente den gewünschten Fragebogen (in unserem Fall „Der Deutsche Schmerzfragebogen“) und den gewünschten Befragungstyp (in unserem Fall „einmalig – später“) aus, tragen Sie anschließend in die daraufhin neu erscheinenden Datumsfelder den Zeitraum ein, an dem der Fragebogen vom Patienten ausgefüllt werden soll (in unserem Fall am 27.11.2014) und aktivieren Sie die automatische Erinnerungsfunktion.

• Speichern Sie diese Zuordnung durch Klicken auf den entsprechend benannten Button im unteren Bildschirmbereich.

• Klicken Sie dann auf den Reiter „Geplante Fragebogen“ und prüfen Sie, ob iDocLive® alle Ihre Angaben richtig übernommen hat.

Bitte beachten Sie, dass Sie die Bearbeitung dieses für die Zukunft und das häusliche Umfeld des Patienten angelegten Fragebogen jederzeit (also auch früher!) und in Ihrer Praxis starten können (z.B. wenn der Patient überraschend bei Ihnen vorbei kommt, etc.), indem Sie das entsprechende Symbol „Symbol einfügen “ aktivieren.

Szenario 3: das Tagesprotokoll des Deutschen Schmerztagebuchs, „später – täglich“ für eine Woche

In den nachfolgenden Abschnitten wollen wir mit Ihnen zusammen einem Patienten einen iDocLive®-Fragebogen (in unserem Beispiel das Tagesprotokoll des Deutschen Schmerztagebuchs) für eine einwöchige Befragung zu einem späteren Zeitpunkt (nämlich ab dem 01.12.2014) zuweisen (wobei wir diesmal der Einfachheit halber davon ausgehen, dass Ihr Patient über einen eigenen Computer und eine E-Mail-Adresse verfügt und alle formalen Voraussetzungen für die elektronische Erhebung, Verarbeitung und Speicherung von Patientendaten durch Sie bereits erfüllt wurden):

• Wählen Sie hierfür zunächst über die „Patientenverwaltung“ und in der nachfolgend erscheinenden Patientenliste im zentralen Arbeitsbereich von iDocLive® den gewünschten Patienten aus (in unserem Fall den fiktiven Patienten „Martin Konrad“).

• Aktivieren Sie dann im (jetzt sichtbaren) iDocLive® Untermenü „Fragebogen“ den Reiter „Neuen Fragebogen zuweisen“ rechts oben.

• Wählen Sie anschließend aus der Ihnen nun angezeigten Liste vorhandener Fragebogeninstrumente den gewünschten Fragebogen (in unserem Fall „Der Deutsche Schmerzfragebogen“) und den gewünschten Befragungstyp (in unserem Fall „täglich“) aus, tragen Sie anschließend in die daraufhin neu erscheinenden Datumsfelder den Zeitraum ein in dem der Fragebogen vom Patienten ausgefüllt werden soll (in unserem Fall vom 01.12.2014 bis zum 07.12.2014) und aktivieren Sie die automatische Erinnerungsfunktion.

• Speichern Sie diese Zuordnung durch Klicken auf den entsprechend benannten Button im unteren Bildschirmbereich.

• Klicken Sie dann auf den Reiter „Geplante Fragebogen“ und prüfen Sie, ob iDocLive® alle Ihre Angaben richtig übernommen hat.

iDocLive® listet jede einzelne Zuordnung des Tagesprotokolls (anders als z.B. bei der Papierversion des Deutschen Schmerztagebuchs) als einzelne Fragebogen auf.

Die iDocLive®-Ansicht „Geplante Fragebogen“

In dieser Ansicht finden Sie eine Übersicht aller von Ihnen geplanten Befragungen des jeweiligen Patienten. Die einzelnen Fragebogen werden in dieser Darstellung zusammen mit dem jeweiligen Zuordnungsdatum (d.h. Erstellungsdatum), dem Gültigkeitsdatum (d.h. wie lange bzw. wann der Fragebogen bearbeitet werden sollte) und dem Anwendungstyp („einmalig“ oder „täglich“ oder „wöchentlich“, etc.) aufgelistet.

Ist für einen Fragebogen (wie z.B. im letzten Szenario der Fragebogenzuordnung) ein Befragungszeitfenster (z.B. von einer Woche) sowie eine tägliche Anwendung festgelegt worden, dann finden Sie in dieser Übersicht jede einzelnen Anwendung als eigenständigen Fragebogen, dessen Bearbeitung Sie jederzeit abändern können).

Ausgehend von dieser iDocLive®-Ansicht haben Sie nun verschiedene Möglichkeiten die Bearbeitung eines Fragebogens zu beginnen:

• Sie aktivieren das Symbol „Symbol einfügen“ und werden nachfolgend von iDocLive® automatisch vom Praxissystem ab- und in einem neuen Patientenbereich angemeldet über den der Patient umgehend seinen Fragebogen bearbeiten kann. Diese Option ist immer dann sinnvoll, wenn Sie mit einem tastaturlosen Tablet mit berührungsempfindlicher Bildschirmoberfläche arbeiten und auf diesem mit iDocLive® sowohl Ihre eigenen Aufgaben erledigen, als es auch gleichzeitig für die vor-Ort Befragung von Patienten in Ihrer Praxis/Einrichtung verwenden. Sobald der Patient seinen Fragbogen bearbeitet und abschließend abgespeichert hat, blockt iDocLive® die weitere Nutzung des Tablets und Sie gelangen wieder über den dann sichtbaren Link „iDocLive“ im unteren Bereich der Patientenansicht auf die iDocLive®-Startseite und können sich dort neuerlich einloggen.
• Sie aktivieren das Symbol „Symbol einfügen“ und gelangen anschließend direkt innerhalb des iDocLive®-Praxissystems in den Bereich, in dem Sie zusammen mit Ihrem Patienten den geplanten Fragebogen bearbeiten und abspeichern können. Diese Option gibt Ihnen die Möglichkeit, Befragungstermine zurück zu datieren (z.B. um fehlende Angaben in bereits vorhandenen Fragebogen zu komplettieren). Nur mit dieser Option haben Sie die Möglichkeit, dass Sie von der Bearbeitung des Fragebogens jederzeit (und ohne neuerliche Autorisierung) zurück in die iDocLive®-Praxisansicht gelangen können (also NUR mit einem Mitarbeiter Ihrer Praxis/Einrichtung durchführen). Bitte denken Sie daran, dass in diesem Modus auch Sie als Praxismitarbeiter die Bearbeitung des Fragebogens zusammen mit Ihrem Patienten durch klicken des abschließenden „Speichern“-Buttons beenden müssen, damit Ihre Angaben gespeichert werden!
• Sie aktivieren das Symbol „Symbol einfügen“ und lösen damit in iDocLive® den Versand einer E-Mail aus, über die der Patient an die anstehende Bearbeitung seines Fragebogens erinnert wird. Sobald dieser Versand erfolgt ist, erscheint unter „letzte Zustellung“ das entsprechende Versanddatum.

In der iDocLive® Ansicht „geplante Fragebogen“ können Sie grundsätzlich jeden bereits zugewiesenen Fragebogen löschen. Aktivieren Sie hierzu das am rechten Rand der jeweiligen Zeile liegende weiße Kästchen (woraufhin in diesem ein grüner Haken erscheint) und klicken Sie anschließend den Button „Ausgewählte Zuordnungen löschen“, woraufhin der von Ihnen solchermaßen markierte Fragebogen aus der Liste entfernt wird.

Der iDocLive®-Bereich „Fertige Fragebogen“

In diesem iDocLive®-Bereich finden Sie für den jeweiligen Patienten eine Übersicht aller bereits bearbeiteten Fragebogen inklusive des jeweiligen Bearbeitungszeitpunktes.

In diesem Bereich des iDocLive®-Systems haben Sie die Möglichkeit sich jeden vorliegenden Fragebogen bzw. die in ihm durch den Patienten gemachten Angaben – unabhängig davon, welcher Fragebogentyp bzw. welche Instrumente in welchem Fragebogen verwendet – auszudrucken.

Wählen Sie diesbezüglich zunächst auf dieser iDocLive®-Seite im Auswahlfeld „Erledigt am“ den Zeitpunkt des zu druckenden Dokumentationsbeleges, anschließend (in dem dann nachfolgend sichtbar werdenden Feld „Fragebogen“) das zu druckende Fragebogeninstrument und wählen Sie dann über die anschließend erscheinenden Auswahlfelder zwischen einer von zwei alternativen Belegformatierungen:

• die Volldarstellung unter Berücksichtigung auch von personenidentifizierenden Daten (über „PDF generieren“) oder

• die pseudonymisierte Teildarstellung ohne personenidentifizierende Daten (über „PDF ohne personenbezogene Daten generieren“)

Nach der Entscheidung für eine der beiden Optionen und Aktivierung des zugehörigen Buttons öffnet sich in iDocLive® ein separates Fenster in dem zunächst die Platzierung der zu druckenden Fragebogeninstrumente protokolliert wird und abschließend der Dokumentationsbeleg als PDF erscheint.

Sobald dieser Vorgang abgeschlossen ist, können Sie den erstellten Dokumentationsbeleg durch Anklicken des „PDF“-Symbols öffnen, (z.B. mit dem Acrobat®-Reader) lesen bzw. bearbeiten und speichern.

Der iDocLive®-Bereich „Medikamente“

In diesem, nach Auswahl eines Patienten über das Untermenü „Medikamente“ zugänglichen iDocLive®-Bereich können für den jeweils ausgewählten Patienten Angaben zur aktuellen und früheren medikamentösen Therapie sowie zu den zugehörigen Angaben des Deutschen Schmerzfragebogens gemacht werden.

Den Eintragungen in den Bereichen „Aktuelle Medikamente“ und „Frühere Medikamente“ liegt in iDocLive® jeweils eine online-Volltextrecherche der Roten Liste zugrunde, die über die Eingabe von mindestens drei alphanumerischen Zeichen in das entsprechende Freitextfeld und nachfolgende Klicken des „Nach Medikament suchen“-Buttons gestartet werden kann.

Über die Auswahl der Reiter im oberen Abschnitt des zentralen iDocLive®-Arbeitsbereichs können Sie zwischen den Ansichten „Aktuelle Medikamente“, „Frühere Medikamente“ und „Medikamente aus Fragebogen“ wechseln.

Bitte beachten:

Zeit und Ergebnis dieser online-Recherche in iDocLive® hängen stark von der Qualität Ihrer Angaben ab. Diese iDocLive® online-Recherche verläuft umso schneller und liefert umso exaktere Ergebnisse, je konkreter Ihre diesbezüglichen Angaben sind. Diese Form der online-Suche in iDocLive® kann grundsätzlich sowohl über Wirkstoff- als auch Produkt- bzw. Handelsnamen erfolgen. Diese online-Recherche erfolgt volltextbasiert, d.h., das Vorkommen der von Ihnen angegebenen alphanumerischen Zeichen werden nicht nur am Anfang eines Wortes, sondern auch in dessen Verlauf geprüft (und es kann daher bei uncharakteristischen Buchstabenkombinationen durchaus länger dauern, bis Ihnen iDocLive® ein Ergebnis liefert). Ihnen werden in der Ergebnisliste konkrete Handelspräparate präsentiert und Sie müssen bitte bei der nachfolgenden Auswahl des tatsächlich verordneten bzw. eingenommenen Präparates exakt arbeiten, um Fehleintragungen zu vermeiden. Einmal eingegebene Medikamente können nur am gleichen Tag bearbeitet, verändert und/oder gelöscht werden. In iDocLive® sehen die Eingabemasken für „Aktuelle Medikamente“ und „Frühere Medikamente“ für Praxispersonal und Patient identisch aus.

Der iDocLive®-Bereich „Medikamente aus Fragebogen“

In diesem Bereich von iDocLive® sehen Sie alle vom Patienten unter Verwendung der entsprechenden Felder im Deutschen Schmerzfragebogen dokumentierten Medikamente. Wie auch bei anderen Arbeitsbereichen in iDocLive® üblich, haben Sie die Möglichkeit die Reihenfolge der angezeigten Bereichsangaben durch Anklicken der entsprechenden Pfeile zu ändern oder durch die Eintragung von Suchbegriffen in die oben liegenden Freitextfelder zu filtern.

Der iDocLive®-Bereich „Aktuelle Medikamente“

In diesem Bereich von iDocLive® können Sie die aktuelle Medikation des Patienten einsehen und bearbeiten. Ergänzen Sie hier ggf. neue Therapien durch Verwendung der bereits beschriebenen Volltextrecherche der Roten Liste (s.o.).

Wählen Sie nach erfolgter Suche das gewünschte neue Medikament durch Klicken auf den rechts außen stehenden Begriff „Auswählen“ aus und machen Sie in dem sich nachfolgend öffnenden Bereich die erforderlichen Zusatzinformationen zu „Darreichungsform/Packungsgröße“, sowie „Anzahl“ und „Zeitraum“ und sichern Sie abschließend Ihre Eintragungen durch Klicken des entsprechenden Buttons (siehe Abbildung), woraufhin das neue Präparat auch in der Übersichtsliste der „aktuellen Medikamente“ erscheint.

In dem Arbeitsbereich „Aktuelle Medikamente“ haben Sie auch die Möglichkeit, aus einem bislang „aktuellen Medikament“ ein „früheres Medikament“

zu machen, indem Sie ihm durch Anklicken des „ “-Symbols seinen neuen Status zuweisen. Anschließend gelangen Sie in einen Bereich in dem Sie gebeten werden, ergänzende Informationen zum Hintergrund der Therapiebeendigung zu machen.

Füllen Sie hier alle Felder aus und sichern Sie Ihre Angaben durch Klicken des entsprechenden „Speichern“-Buttons, woraufhin das von Ihnen bearbeitete Medikament aus der Liste der „Aktuellen Medikamente“ verschwindet und unter „Frühere Medikamente“ sichtbar wird.

Der iDocLive®-Bereich „Frühere Medikamente“

In diesem iDocLive® Bereich finden Sie eine Auflistung aller „Früheren Medikamente“ inkl. einiger Detailinformationen zu Einnahmezeitraum, Menge sowie einer zusammenfassenden Wirksamkeits- und Verträglichkeitsbewertung (auf der Grundlage des 6-stufigen verbal/numerischen deutschen Schulnotensystems; siehe Abbildung). Eingaben, Ergänzungen und Änderungen in diesem Bereich erfolgen analog zu den bereits oben für den iDocLive® Bereich „Aktuelle Medikamente“ beschriebenen Vorgehensweisen.

Der iDocLive®-Bereich „Diagnosen und Behandlungsindikationen“

Über diesen iDocLive®-Bereich gelangen Sie durch Auswahl der Reiter im oberen Bereich des zentralen Bildschirmbereichs zu den nachfolgend beschriebenen vier Arbeitsbereichen.

„Behandlungsindikationen“

In diesem Abschnitt von iDocLive® können Sie die bei den verschiedenen Patienten zugrunde liegenden Schmerzen bzw. Schmerzerkrankungen charakterisieren und bzgl. ihrer jeweiligen Ätiologie (zwischen „Tumorschmerzen“ und „Nicht Tumorschmerzen“) sowie dem dominierenden Erscheinungsbild (zur Auswahl stehen diesbezüglich: „Rückenschmerzen“, „Kopfschmerzen“, „Gelenkschmerzen“, „Nervenschmerzen“ „andere Schmerzen“ und „keine Schmerzen“) unterscheiden.

„Gestellte Diagnosen“

In diesem Abschnitt von iDocLive® finden Sie eine Übersicht über alle bislang zu dem jeweils von Ihnen vorausgewählten Patienten dokumentierten Diagnosen [inkl. der Angaben zu Haupt- bzw. Nebendiagnose, Diagnosestatus, (ggf.) Seitigkeit, verantwortlichem Mitarbeiter und Zeitpunkt der Eintragung]. Bitte beachten Sie, dass Sie auch diese bereits vergebenen bzw. „gestellten“ Diagnosen jederzeit durch Klicken auf das Stiftsymbol am rechten Bildschirmrand aufrufen und überarbeiten können.

Bitte beachten:
Die hier von Ihnen bzw. von den Mitarbeitern Ihrer Praxis/ Einrichtung getätigten Angaben in iDocLive® sind Grundlage diverser Benchmarking-Analysen. Achten Sie deshalb in jedem Fall auf möglichst konkrete, vollständige und vor allem zutreffende Angaben.

„Neue Diagnose zuweisen“

In diesem Abschnitt von iDocLive® können Sie entweder über den konkreten Wortlaut der Diagnose oder den alphanumerischen ICD-10-Code über das ICD-10-Archiv des Deutschen Instituts für Medizinische Dokumentation und Information (DIMDI) nach den zutreffenden ICD-10 Diagnosen des jeweiligen Patienten suchen. Dabei gelten grundsätzlich ähnliche Regeln, wie bei der online-Recherche in der Roten Liste, d.h. je mehr und umso konkreter Ihre Vorgaben sind, umso schneller und aussagekräftiger sind die Ergebnisse der Volltextsuche.

Um einem Patienten eine neue Diagnose zuweisen zu können, müssen Sie diese durch Anklicken des entsprechenden Begriffs im rechten Zeilenbereich „Auswählen“ und deren Eintragung im anschließenden Fensterbereich durch Ergänzung einiger weniger Angaben zu „Seitigkeit“, „Status“ und „Art der Diagnose“ sowie ggf. einen kurzen Kommentar vervollständigen.

„Anmerkungen“

In diesem Abschnitt von iDocLive® können Sie – nach Anklicken des Stift-Symbole am rechten Bildschirmrand – das zugehörige Textfeld öffnen und entsprechende Eintragungen zu Ihrem Patienten vornehmen.

Mit-/ Weiterbehandlung

Um eine Mit-/ Weiterbehandlung zwischen Praxen zu ermöglichen, müssen diese sich gegenseitig freischalten (siehe entsprechendes Kapitel). Wenn Sie diese Funktion nutzen wollen, denken Sie bitte an die Datenschutzerklärung und Einverständniserklärung Ihres Patienten.

Sie haben hier die Möglichkeit, die erhobenen Daten des Patienten zu teilen.

Sie wählen „Patienten teilen“ und den gewünschten Partner aus. Der Patient erscheint weiterhin in Ihrem System und zusätzlich im System der anderen Praxis. Anhand des Log-Protokolls können Sie ersehen, wann der Patienten mit der anderen Praxis geteilt worden ist. Dies bedeutet, da das Log-Protokoll am Patienten gebunden ist, sehen Sie jede Änderung Ihrer Praxis aber auch der anderen Praxis.

Nur derjenige der den Patienten zuweist, kann diesen archivieren. Das bedeutet, wenn der Patient beim Mit-/ Weiterbehandler nicht mehr behandelt wird, bleibt dieser solange in der aktuellen Patientenliste vorhanden bis der Hauptbehandler diesen archiviert.

Der iDocLive®-Bereich „Fremdpatient“

Über diesen iDocLive®-Bereich können Sie in Notfallsituationen, mit dem Einverständnis des jeweils betroffenen Patienten und nach Eingabe eines entsprechenden Zugangscodes durch den eigentlich für diesen Patienten verantwortlichen Behandlers kurzzeitig einen autorisierten Zugriff auf die in iDocLive® hinterlegten Behandlungsdaten eines nicht in Ihrer Behandlung stehenden Patienten erhalten um diesen in dezidierten Notfallsituationen optimal versorgen zu können.

Drucken Sie hierzu zunächst über den Downloadbereich von iDocLive® die zugehörige „Einverständniserklärung zur vorübergehenden Einsicht in iDocLive® Daten“ aus, lassen Sie sich diese vom Patienten unterschreiben, übermitteln Sie diese dann anschließend (am besten per Fax) an den eigentlich verantwortlichen Behandler und lassen Sie sich dann von diesem im Gegenzug den entsprechenden Zugangscode übermitteln, mit dem Sie unter Verwendung Ihrer autorisierten Endgeräte vorübergehend (jeweils bis Mitternacht des betreffenden Tages) einen Lesezugriff auf die in iDocLive® hinterlegten Daten des Patienten erhalten.

Bitte beachten:

Sollten Sie selbst einmal eine derartige Anfrage erhalten, so können Sie bzw. die autorisierten Mitarbeiter Ihrer Praxis/Einrichtung auch für Ihre eigenen Patienten einen entsprechenden persönlichen (Zugriffs-)Code generieren, indem Sie in iDocLive® – nach Auswahl des betreffenden Patienten über den Menüpunkt „Patientenverwaltung“ – im Stammdatenblatt den Reiter „Persönlicher Code“ anklicken und diesen dann in dem sich öffnenden Fenster durch Klicken auf den entsprechend gekennzeichneten Button erstellen.

Übermitteln Sie diesen anschließend in geeigneter Form an das anfragende iDocLive®-Zentrum und ermöglichen Sie dem dort verantwortlichen Behandler auf diesem Weg Einblick in die für seine Entscheidungen wichtigen Informationen Ihrer Praxis/Einrichtung.

Der iDocLive®-Bereich „Fragebogenverwaltung“

Zu Beginn Ihrer Arbeit mit iDocLive® stehen Ihnen zunächst die schon bekannten Standardfragebogen zur Verfügung. Diese Auswahl können Sie jederzeit selbst durch die Anlage/Definition eigener, die Abläufe in Ihrer Praxis/Einrichtung bzw. die Besonderheiten der von Ihnen behandelten Patienten berücksichtigende Fragebogen erweitern. Hierfür steht Ihnen in iDocLive® eine umfangreiche Bibliothek validierter Fragebogeninstrumente zur Verfügung, auf die Sie jederzeit zur Erstellung eigener Fragebogen zurückgreifen können.

Die in iDocLive® verfügbaren (Standard-)Fragebogen im Überblick

Wenn Sie im Navigationsmenü nach Aufrufen des Menüpunktes „Fragebogenverwaltung“ den Unterpunkt „Fragebogen im Überblick“ auswählen, erscheint im zentralen Bildschirmbereich eine Liste mit den aktuell zur Verfügung stehenden Fragebogen. Diese können entweder vom iDocLive®-System als Standardfragebogen bereitgestellt oder durch Sie gezielt unter Zugriff auf die iDocLive®-Bibliothek erstellt worden sein.

Mit den Ihnen durch iDocLive® von Anfang an zur Verfügung gestellten validierten und durch die beiden Deutschen Schmerzgesellschaften DGS (Deutsche Gesellschaft für Schmerzmedizin e.V.) und DSG (Deutsche Schmerzgesellschaft e.V.) empfohlenen Standardfragebogen [d.h. den Deutschen Schmerzfragebogen, das Deutsche Schmerztagebuch (Tagesprotokoll und Wochenabschluss), Zwischendokumentation, die Praxiserhebung, und das Zusatzmodul Rückenschmerzen (mit dem Hannoveraner Funktionsfragebogen Rückenschmerz und dem Fear-Avoidance-Beliefs-Questionnaire)], lassen sich dokumentationsseitig problemlos die meisten Behandlungssituationen abbilden.

In der iDocLive®-Übersicht der verfügbaren Fragebogen können Sie diese Standardinstrumente jederzeit durch Anklicken des Auge-Symbols im rechten Bildschirmbereich öffnen und ansehen. Darüber hinaus können Sie durch Klicken auf das Info-Symbol direkt neben dem jeweiligen Fragebogennamen ein Informationsfenster öffnen, in dem Ihnen die Instrumente aus dem jeweils ausgewählten Fragebogen anzeigt werden.

Weitere Zusatzinformationen erhalten Sie in diesem Bereich von iDocLive® über die Rubrik „Angewendet“, in der Sie die Nutzungshäufigkeit der verschiedenen Fragebogeninstrumente angezeigt bekommen.

In iDocLive® einen „Neuen Fragebogen erstellen“

Wie bereits mehrfach erwähnt, können Sie in iDocLive® jederzeit eigene auf Ihre individuellen Bedürfnisse und Praxisbesonderheiten zugeschnittene Fragebogen erstellen. Gehen Sie hierzu wie folgt vor:

• Klicken Sie nach Auswahl des Menüpunktes „Fragebogenverwaltung“ und Auswahl des Untermenüs „Fragebogen im Überblick“ zunächst auf den Reiter „Neuen Fragebogen erstellen“.

• Notieren Sie in dem sich nachfolgend öffnenden Fenster den Namen Ihres neuen Fragebogens, ergänzen Sie ggf. auch eine Anmerkung dazu im Freitextfeld „Beschreibung“ und speichern Sie dann das Ganze durch einen Klick auf den entsprechend benannten „Speichern“-Button.

• Anschließend erscheint im oberen Teil des zentralen iDocLive®-Arbeitsbereichs eine Meldung über den erfolgreichen Vorgang der Erstellung eines neuen Fragebogens sowie unmittelbar darunter eine Übersicht über alle für die inhaltliche Neuanlage eines Fragebogens zur Verfügung stehender, validierter und für einen Einsatz bei Patienten geeigneter Selbstauskunftsinstrumente.

• Wählen Sie in diesem iDocLive®-Bereich mittels Scrollen oder über die Filterfunktion des Freitextfeldes die von Ihnen gewünschten Instrumente des neuen Fragebogens aus und fügen Sie ihm diese durch Klicken auf das jeweilige Plus-Symbol im rechten Bildschirmbereich hinzu.

• Ändern Sie ggf. die Reihenfolge der von Ihnen ausgewählten Einzelinstrumente durch Aktivierung des im rechten Zeilenbereich befindlichen Pfeil-Symbols oder löschen Sie bei Bedarf auch wieder einzelne Instrumente durch Klicken auf das Minus-Symbol.

Die in dieser iDocLive®-Auswahlliste mit einem Haus-Symbol versehenen Fragebogeninstrumente sind nicht zur Verwendung als Selbstauskunftsinstrument für Patienten geeignet und die dort hinterfragten Informationen müssen durch Sie selbst oder durch Mitarbeiter Ihrer Praxis/Einrichtung ergänzt werden.

Bitte beachten:
Einmal erstellte Fragebogen – sollten sie Ihnen nicht (mehr) sinnvoll erscheinen – können Sie nur solange bearbeiten oder löschen, solange Sie diesen noch keinem Patienten zugewiesen haben.

In iDocLive® individuell erstellte Fragebogen ändern

Solange Sie einen von Ihnen selbst erstellten neuen Fragebogen noch keinem Patienten zugewiesen haben, können Sie an ihm in iDocLive® jederzeit noch eine Änderung vornehmen oder ihn auch wieder ganz löschen. Gehen Sie hierzu auf die Seite „Fragebogen im Überblick“ und aktivieren Sie für Ihren eigenen Fragebogen durch Anklicken des rechts außen liegenden Stift-Symbole den Bearbeitungsmodus.

Nehmen Sie dann in dem sich automatisch öffnenden Bearbeitungsfenster alle Ihnen notwendig erscheinenden Änderungen vor.

Möchten Sie hingegen nur den Namen Ihres neuen Fragebogens ändern, so klicken Sie auf das Stift-Symbol, welches sich unmittelbar rechts neben den Namen Ihres neuen Fragebogens befindet. Sie gelangen dann unmittelbar in den Bereich in dem Sie anfangs Ihrem neuen Fragebogen (s)einen Namen gegeben haben und können diesen jetzt einfach ändern.

Im iDocLive®-Übersichtsbereich „Fragebogen im Überblick“ finden Sie noch zwei weitere Symbole im Zeilenbereich des von Ihnen neu angelegten eigenen Fragebogens. Mit dem Augen-Symbol können Sie die Inhalte Ihres neuen eigenen Fragebogens anschauen und mit dem rechts daneben liegenden Verschiebe-Symbol können Sie ihn ins Archiv verschieben und dort für einen späteren Einsatz platzieren – allerdings nur solange Sie ihn noch keinem Patienten zugewiesen haben!

Das iDocLive®-Fragebogenarchiv.

Im iDocLive®-Fragebogenarchiv können Sie jederzeit entsprechend abgelegte Fragebogen reaktivieren und wieder ins aktuelle System verschieben. Klicken Sie hierzu einfach auf das in diesem Fenster rechts stehende Reaktivierungs-Symbol und holen Sie den jeweiligen Fragebogen aus dem Archiv zurück ins aktuelle System.

Der iDocLive®-Systembereich

Wenn Sie im iDocLive®-Navigationsmenü den Unterpunkt „System“ auswählen öffnet sich ein Untermenü mit verschiedenen Auswahlmöglichkeiten, von denen die meisten schon im Rahmen dieses Handbuchs beschrieben wurden.

Bitte machen Sie sich mit all diesen Unterpunkten vertraut und sorgen Sie in den verschiedenen Systembereichen für eindeutige und richtige Angaben. Details hierzu finden Sie in den vorangehenden Abschnitten dieses Handbuchs.

Dennoch wollen wir an dieser Stelle auf einige Besonderheiten des iDocLive®-Systems zu sprechen kommen, die so bislang in diesem Handbuch noch nicht ausreichend beschrieben wurden.

„Benutzer verwalten“

• Bitte achten Sie bei der Anlage neuer Mitarbeiter darauf, dass die von Ihnen für den jeweiligen Mitarbeiter vergebene E-Mail-Adresse in iDocLive® grundsätzlich nur jeweils einmal vorkommen darf. Vergeben Sie also bitte eindeutige und personenbezogene E-Mail-Adressen und keine Gemeinschaftsadressen (wie z.B. info@meinearztepraxis.de).

• Bitte achten Sie bei der Anlage neuer Mitarbeiter darauf, dass alle Angaben vollständig und eindeutig sind. Arbeiten einzelner Mitarbeiter Ihrer Praxis werden in iDocLive® unter Bezugnahme auf das jeweilige Handzeichen in einem Log-File protokolliert. Vergeben Sie hier also bitte eindeutige Handzeichen um ggf. die im Log-Protokoll protokollierten Maßnahmen eindeutig nachvollziehen zu können.
• Scheidet einer Ihrer Mitarbeiter aus, so empfehlen wir Ihnen dessen Daten im iDocLive®-System umgehend zu löschen. Aktivieren Sie hierzu in der Mitarbeiterübersicht der Benutzerverwaltung einfach die Option „Zugang löschen“ und bestätigen Sie die nachfolgende Systemrückfrage von iDocLive® mit „Ok“. Bei Bedarf können Sie diesen Mitarbeiter später wieder über die Funktion „Zugang wiederherstellen“ reaktivieren.
• Aus Sicherheitsgründen empfehlen wir Ihnen in iDocLive® regelmäßig alle Passwörter zu ändern. Rufen Sie hierzu in iDocLive® das jeweilige Mitarbeiterprofil zur Bearbeitung auf, klicken auf den Punkt „Benutzerdaten“ und aktivieren Sie anschließend das Optionsfeld „Mit neuem Passwort speichern“. Sobald dieses Feld aktiv ist, öffnen sich die Bereiche für das Passwort, dessen Wiederholung sowie die zugehörige Sicherheitsfrage und die dazu gehörige Antwort und Sie können die gewünschten Änderungen (am besten zusammen mit dem jeweils betroffenen Mitarbeiter) vornehmen. Bitte abschließend über den Button „Speichern“ alle vorgenommenen Änderungen sichern.

„Einstellungen“

• Um mit einer anderen Praxis die Daten Ihrer iDocLive®-Patienten dauerhaft zu teilen (z.B. im Rahmen eines multimodalen interdisziplinären Behandlungskonzeptes, etc.), müssen Sie im Bereich „Sichtbarkeit (für die Interaktionen)“ die Option „Eigene Sicherheitsschlüssel generieren“ auswählen und anschließend den Button „Schlüssel generieren“ aktivieren.
• Anschließend wird Ihnen in der Übersicht der durch iDocLive® entsprechend Ihrer Anforderung generierte Sicherheitsschlüssel aufgelistet. Diesen können Sie dann der anderen – für diesen Patienten bzw. seine Behandlung mitzuständigen – Praxis/Einrichtung mitteilen und von diesem Zeitpunkt an den Verlauf dieses Patienten und alle diesbezüglich nötigen Dokumentationen gemeinsam vornehmen. Bitte beachten Sie bei der Übermittlung des Sicherheitsschlüssels auf die korrekte Schreibweise (Groß- und Kleinschreibung, Trennstriche).
• Wollen Sie selbst einen „Fremden Sicherheitsschlüssel anwenden“, so wechseln Sie hierzu durch Klicken auf den entsprechenden Reiter in den dazu gehörigen Bereich und tragen hier anschließend und unter Beachtung der korrekten Schreibeweise, den Schlüssels der anderen Praxis ein. Klicken Sie dann auf den Button „Schlüssel anwenden“ und Sie können anschließend unmittelbar Ihren neuen Patienten zusammen mit der anderen iDocLive®-Praxis behandeln und den Behandlungsverlauf gemeinsam dokumentieren.

„TAN & Geräte“

• Wie bereits mehrfach erwähnt müssen Sie sowohl Ihre Endgeräte als auch die von Ihnen auf diesen verwendeten Internetbrowser mit denen Sie unseren online-Dokumentationsdienst iDocLive® nutzen wollen einmalig eindeutig über eine sog. 2-Schritt oder 2-Faktor-Authentifizierung frei schalten. Diesen Arbeitsschritt müssen Sie bei Ihrem ersten Login der jeweiligen Endgerät/Browser-Kombination vornehmen, jedoch jeweils nur einmal für jede von Ihnen gewählte Kombination!

• Ist bislang noch keine Authentifizierung erfolgt, so werden Sie von iDocLive® nach Eingabe von Benutzername und Passwort aufgefordert eine bestimmte TAN-Nummer aus Ihrer persönlichen TAN-Liste anzugeben – ein Vorgang den Sie sicherlich vom online-Banking kennen. Zusätzlich erwartet iDocLive® die Eingabe einer eindeutigen Endgerät/ Browser-Kennung (z.B. PC1AnmeldungChrome, PC2Zimmer5Chrome, PC2LaborFirefox, etc.). Da die Authentifizierung spezifisch für Endgerät und Browser erfolgt, empfehlen wir Ihnen grundsätzlich auch bzgl. der zu vergebenden Namen eine Kombination aus Endgerät und Browser um die spätere Identifikation zu erleichtern.
• Bitte beachten Sie, dass Sie, sollten Sie auf einem bereits autorisierten Endgerät ein neues Betriebssystems installieren, die 2-Schritt-Authentifizierung für iDocLive® erneut erforderlich wird. Reguläre Updates des Betriebssystems Ihres Endgerätes stören diese Einstellungen (üblicherweise) nicht.

• Ihre aktuelle „TAN-Liste“ (mit allen noch gültigen Transaktionsnummern) finden Sie im entsprechenden Untermenü durch Anklicken des zugehörigen Reiters. Sollte diese Liste verbraucht sein, so generiert das System automatisch eine neue. Diesen Vorgang können Sie selbst auch jederzeit aktiv starten, indem Sie auf das entsprechende Symbol oberhalb der angezeigten TAN-Liste klicken und auf diesem Weg von iDocLive® eine neue TAN-Liste anfordern.
• Durch Öffnen des Reiters „Geräte/Browser“ erhalten Sie eine Übersicht über alle von Ihnen bzw. Ihrer Praxis/Einrichtung autorisierten Endgerät/Browser-Kombinationen. In dieser Übersicht haben Sie jederzeit die Möglichkeit einzelne Kombinationen zu „sperren“ oder zu „löschen“.
• Bitte denken Sie daran, bei einer Entsorgung oder dem Verkauf eines Endgerätes dieses mit allen Browsern dauerhaft aus Ihrer iDocLive®-Geräte/Browser-Liste zu löschen. Dies dient Ihrer Datensicherheit.

Letzte Hinweise

Abschließend noch ein paar Tipps und Tricks sowie einige wichtige Anmerkungen zu iDocLive®

• Bitte achten Sie darauf, dass Ihr E-Mail-Account immer ausreichend Speicherplatz hat; nur so kann gewährleistet werden, dass Sie alle E-Mails von iDocLive® bekommen.
• Sollten Sie iDocLive® nicht mehr nutzen wollen / können und den Endnutzer Lizenzvertrag beenden, so haben Sie drei Monate Zeit, alle für Sie notwendigen Daten aus dem System zu sichern. Sollten Sie dies im genannten Zeitraum selbst nicht erfolgreich zu Wege bringen, erstellen wir Ihnen auf Anfrage gerne ein individuelles Angebot für den Export Ihrer Daten. Setzen Sie sich hierzu bitte mit unserem iDocLive®-Supportteam in Verbindung.
• Sie haben die Möglichkeit, sich werktags zwischen 09.00 und 13.00 Uhr telefonisch über unsere kostenpflichtige iDocLive®-Systemhotline (0,89 € pro Minute aus dem dts. Festnetz) über die Nummer 09001 – 43 62 54 83 (entsprechend 09001 – idoclive) oder rund-um-die-Uhr und kostenlos via E-Mail an das Supportteam von iDocLive® zu wenden. Nähere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte Ihrem Endnutzer Lizenzvertrag bzw. den zugehörigen Endnutzer Lizenzvereinbarungen.
• Wir empfehlen Ihnen die kostenlose elektronische Kontaktaufnahme via E-Mail.

Siehe auch

• iDocLive® Handbuch
• Die vorherigen Abschnitte des iDocLive® Handbuchs:
  • Was Sie zunächst zu iDocLive® wissen sollten!
  • Ihr iDocLive®-Zugang in 7 Schritten
  • Ihre ersten Schritte mit iDocLive®

Weblinks

• https://idoclive.de/
• http://www.info.idoclive.de