Was Sie zunächst zu iDocLive® wissen sollten!

iDocLive® unterscheidet sich von den Ihnen bekannten Dokumentationsverfahren und Programmen eigentlich nur dadurch, dass Sie und Ihre Patienten Ihre Angaben nicht wie sonst üblich mit einem Stift auf einem Papierfragebogen eintragen und diesen dann (mehr oder weniger mühsam) einscannen, sondern unmittelbar (z.B. mit Maus und Tastatur auf einem konventionellen Rechner, oder über berührungsempfindliche Tablet-Computer) in ein elektronisches Dokument eintragen. Dieses Dokument befindet sich nicht auf Ihrem Endgerät, sondern auf einem mehrfach gesicherten Server, der Teil des weltumspannenden World Wide Web ist und von Ihnen über das Internet erreicht werden kann.

Durch gesicherte Datenleitungen, persönliche Zugangskennungen, 2-Schritt-Autorisierungen von Endgeräten und Internetbrowsern, fortschrittlichste Datenverschlüsselungstechnologien und die Trennung von personenidentifizierenden Daten und gesundheits-/krankheitsspezifischen Informationen wird nicht nur eine sichere Übertragung, sondern auch eine unmittelbare Rund-um-die-Uhr Verfügbarkeit Ihrer Behandlungsdaten ermöglicht.

Was ist iDocLive®?

iDocLive® ist eine internetbasierende online-Dokumentationssoftware, die Ihnen bei der Betreuung Ihrer Patienten helfen soll. iDocLive® ist eine Ergänzung zu Ihrem Praxisverwaltungssystem, das sämtliche Aspekte einer standardisierten Dokumentation abdeckt.

Die Vorteile eines online-Dokumentationssystems wie iDocLive® sind offensichtlich: durch die elektronische Datendokumentation reduziert sich nicht nur der klassische Verwaltungsaufwand und die Lagerung von Papierdokumenten erheblich, sondern insbesondere auch der Zeitaufwand für die elektronische Erfassung, Verarbeitung und Auswertung der Daten. Darüber hinaus wird durch die unmittelbare Direkteingabe der Anteil unabsichtlicher Fehleintragungen reduziert und die Daten stehen sehr viel schneller als früher und in unterschiedlichster Form für Auswertungen und Analysen zur Verfügung.

Was ist iDocLive® nicht?

iDocLive® ist nicht dazu bestimmt, unabhängig von Ihnen oder Ihren Mitarbeitern (d.h. automatisiert und ohne die erforderliche Fach- und Sachkenntnis) medizinische Entscheidungen zu treffen oder Maßnahmen für und während Behandlungen von Patienten zu ergreifen!

iDocLive® ist kein Medizinprodukt im Sinne der EU Richtlinie 93/42/EWG, die zuletzt durch die Richtlinie 2007/47/EG geändert wurde.

Was bekomme ich geliefert bzw. wie/wo muss ich die Software iDocLive® installieren?

„Nichts!“ und „Gar nicht!“ Mit Unterzeichnung des Endnutzer Lizenzvertrages und Anerkennung der zugehörigen Endnutzer Lizenzvereinbarungen erwerben Sie als Endnutzer für die Dauer des Vertragszeitraums eine persönliche Lizenz zur Nutzung der internetbasierenden Dokumentationssoftware iDocLive® und zur Teilnahme am PraxisRegister Schmerz (näheres hierzu finden Sie in den vorgenannten Dokumenten, die Ihnen bei der Registrierung elektronisch zugesandt wurden).

Da es sich bei iDocLive® um eine internetbasierende (sog. Web-)Anwendung handelt, müssen Sie zu deren Nutzung keine gesonderten Programme installieren oder sich um Programm-Updates kümmern. Alles, wofür Sie Sorge tragen sollten ist, dass das Betriebssystem der von Ihnen zur Nutzung von iDocLive® verwendeten Endgeräte stets ebenso aktuell ist wie die auf Ihren Endgeräten installierten Internetbrowser.

In welcher Verbindung stehen iDocLive® und das DGS-PraxisRegister Schmerz

Die Deutsche Gesellschaft für Schmerzmedizin (DGS) e.V. verwendet das online-Dokumentationssystem iDocLive® um Echtzeit-Daten für das DGS-PraxisRegister Schmerz – das bundesweit größte schmerzmedizinische Versorgungsforschungsprojekt – zu sammeln.

Mit dem PraxisRegister Schmerz strebt die DGS unter anderem an:

• systematisch Informationen über die wesentlichen demographischen und schmerzmedizinisch relevanten Daten von Patienten zu sammeln, die heute in Deutschland behandelt werden,

• schmerzmedizinisch tätige Einrichtungen bei der Umsetzung (d.h. Einrichtung und Unterhaltung) eines hochwertigen Schmerzdokumentationssystems zu unterstützen,

• Angaben zu Häufigkeit, Wirksamkeit und Sicherheit/Verträglichkeit medikamentöser wie nicht-medikamentöser Behandlungsverfahren der täglichen Praxis zu sammeln,

• die Grundlage für eine externe Qualitätssicherung und einrichtungsspezifische Effektivitätsanalysen zu schaffen um die teilnehmenden schmerzmedizinischen Einrichtungen bei der Optimierung von Struktur-, Prozess- und Ergebnisqualität nachhaltig zu fördern,

• schmerzmedizinische Einrichtungen lokal, regional und überregional zu vernetzen um auf diesem Weg sowohl die Umsetzung multimodaler und interdisziplinärer Versorgungsprojekte zu fördern als auch praxis-/patientennahe klinische Versorgungsforschungsprojekte zu ermöglichen.

Alle Daten, die über iDocLive® gesammelt werden, werden unter Beachtung der geltenden datenschutz- und standesrechtlichen Vorgaben automatisch in pseudonymisierter Form in das DGS-PraxisRegister Schmerz überführt und stehen dort in Echtzeit für Versorgungsforschungsprojekte zur Verfügung. Alle bzgl. der Bereitstellung dieser Versorgungsdaten notwendigen Unterlagen (z.B. Patienteninformation, Patienteneinverständniserklärung, Datenschutzerklärung, etc.) werden Ihnen von iDocLive® zur Verfügung gestellt und können von Ihnen im Downloadbereich eingesehen werden.

Bitte beachten:
iDocLive® darf nur dann zum Zweck der Schmerzdokumentation im Praxisalltag eingesetzt werden, wenn der jeweils betroffene Patient der elektronischen Erfassung, Verarbeitung und Speicherung seiner „entpersonalisierten“ (pseudonymisierten) Krankheits- und Behandlungsdaten zugestimmt hat.

Was sind die technischen Voraussetzungen für eine Teilnahme an iDocLive®?

Die Inanspruchnahme von iDocLive® setzt einen Internetzugang, das Vorhandensein internetfähiger Endgeräte sowie die Verfügbarkeit geeigneter Internetbrowser voraus. Die Einrichtung einer funktionsfähigen Hard- und Softwareumgebung für iDocLive® liegt allein in der Verantwortung des Endnutzers.

Diesbezüglich gilt:

• Die internetfähigen Endgeräte (Tablets, Notebooks, Desktop-PCs, etc.) sowie die für die Nutzung des Internets notwendige Software (Internetbrowser) sind nicht Gegenstand der mit/für iDocLive® getroffenen Endnutzer Lizenzvereinbarungen.

• Erwerb, Wartung und Betrieb der für die Nutzung von iDocLive® notwendigen Endgeräte obliegen dem Endnutzer.

• Aufgrund technologischer Unterschiede zwischen verschiedenen Endgeräten (insbesondere unterschiedlichen Rechenleistungen und/oder Grafikprozessoren) sind unterschiedliche Geschwindigkeiten/Darstellungen der von iDocLive® bereit gestellten online-Dokumentationsdienste möglich.

• Trotz größter Gewissenhaftigkeit und Sorgfalt lassen sich nach dem aktuellen Stand der Technik und aufgrund der rasanten Entwicklungen im Bereich von Hard- und Software (hier insbesondere Betriebssysteme und Internetbrowser) Programmfehler weder mit 100%iger Sicherheit ausschließen, noch ist es aufgrund der seitens der jeweiligen Hersteller nicht öffentlich bekannt gemachter Hard-/Softwarebesonderheiten möglich, Software so zu entwickeln, dass sie auf jedem derzeit und zukünftig verfügbaren Endgerät in jedem Fall problemlos läuft. Auf Anforderung stellt Ihnen iDocLive® eine Liste geeigneter Endgeräte und Internetbrowser zur Verfügung, bei deren Verwendung eine problemlose Nutzung garantiert werden kann.

• iDocLive® gewährleistet die Bereitstellung einer lauffähigen Version seines online-Dokumentationsdienstes auf aktuellen Internetbrowsern und stellt auf Anforderung eine Liste geprüfter Programme zur Verfügung. Aufgrund nicht durch iDocLive® zu verantwortender Änderungen der Programmstruktur der verfügbaren Internetbrowser durch die jeweiligen Hersteller kann jedoch keine grundsätzliche Garantie für die Funktionsfähigkeit dieser Endnutzerprogramme übernommen werden.

• Bei Telekommunikationsdienstleistungen wie iDocLive® hängen die maximalen Übertragungsraten vom eingesetzten Endgerät, der verfügbaren Netztechnologie sowie den technischen und geographischen Gegebenheiten am Ort der Nutzung ab. Der für die Nutzung von iDocLive® notwendige Internetzugang ist nicht Gegenstand dieser Lizenzvereinbarungen. Hinsichtlich des Internetzugangs gelten die zwischen dem Nutzer und seinem jeweiligen Internetzugangsanbieter vereinbarten Bedingungen.

Benötigen Sie für die Teilnahme an iDocLive® eine spezielle (neue) Software?

Für eine Teilnahme am online-Dokumentationssystem iDocLive® sind – unter Beachtung der vorgenannten Vorgaben – eigentlich (siehe unten) keine speziellen Softwareprogramme notwendig. Somit entfällt nicht nur die Notwendigkeit zur Installation neuer Softwarekomponenten als auch die hiermit einhergehenden regelmäßigen Software-Updates, wodurch die Gefahr notwendiger und zeitaufwändiger Programmänderungen auf Ihren Endgeräten entfällt.

Bitte beachten:

Aus datenschutzrechtlichen Gründen müssen alle für die Schreib-/Lese-Nutzung durch iDocLive® verwendeten Endgeräte und Internetbrowser individuell eindeutig identifiziert und im Rahmen einer mittelbaren Zwei-Faktor/Schritt-Authentifizierung für die Nutzung von iDocLive® autorisiert werden. Endgeräte, die (z.B. im Rahmen der Selbstdokumentation durch Patienten) ausschließlich zur Dateneingabe verwendet werden, bedürfen keiner spezifischen Vorab-Authentifizierung.

Empfiehlt sich für die Anwendung von iDocLive® der Erwerb spezieller Endgeräte?

Für eine Teilnahme am online-Dokumentationssystem iDocLive® sind – unter Beachtung der vorgenannten Vorgaben – eigentlich keine speziellen Endgeräte notwendig. Zur Vereinfachung der Handhabung im Praxisalltag empfiehlt sich patientenseitig die Verwendung internetfähiger, tastaturloser Tablet-Computer mit berührungsempfindlichen Bildschirmen, sowie anwenderseitig die Kombination mit üblichen Desktop-Computern oder Notebooks.

Bitte beachten:

Natürlich gibt es auch für iDocLive® eher (besser) und weniger (schlechter) geeignete Endgeräte. Optimiert wurde iDocLive® für tastaturlose Tablets mit berührungsempfindlichen 10“-Bildschirmen (25,6 cm Bildschirmdiagonale), die über eine Bildschirmauflösung von (mindestens) 1280x800 Bildpunkten (Pixeln) verfügen. Dies bedingt, dass iDocLive® auf allen Endgeräten mit größeren bzw. höher auflösenden Bildschirmen problemlos läuft. Bei Endgeräten mit kleineren Bildschirmen bzw. geringerer Auflösung erfolgen durch das Programm „responsiv“ Anpassungen der Darstellungen, so dass auch hier iDocLive® funktionell einwandfrei läuft, der Handhabungskomfort jedoch durch anpassungsbedingte Änderung der Bildschirmansichten eingeschränkt sein kann. Diese Programmgestaltung erlaubt theoretisch sogar die Nutzung von iDocLive® auf einem aktuellen Smartphone, natürlich um den Preis zahlreicher (z.B. aufgrund von Bildschirmgröße und Auflösung bedingter) Änderungen/Anpassungen der Darstellung. Eine Liste der von uns für den Einsatz mit iDocLive® empfohlenen Endgeräte (von deren Spezifikationen Sie auch auf andere nutzbare Endgeräte rückschließen können) finden Sie online unter http://geraete.idoclive.de.

Aufgrund seiner spezifischen Programmstruktur handelt es sich bei iDocLive® um ein plattformunabhängiges (d.h. unter allen gängigen Betriebssystemen – wie z.B. iOS, Android oder Windows, etc. – lauffähiges), responsives (d.h. sich weitestgehend an die Besonderheiten von Endgeräten und Betriebssystem anpassendes) Internetprogramm.

Bei Ihnen sieht iDocLive® anders aus, als auf den Beispielabbildungen in diesem Handbuch?

Die Darstellung/Ansicht der Inhalte von iDocLive® hängt zu einem nicht unerheblichen Teil von den Einstellungen Ihres Internetbrowsers und des von Ihnen verwendeten Endgerätes ab.

Je kleiner der Bildschirm, je geringer die Bildschirmauflösung, desto mehr Anpassungen (z.B. Zeilenumbrüche) muss iDocLive® vornehmen, um die Inhalte den Möglichkeiten Ihrer Endgeräte anzupassen (siehe hierzu Abbildungen C 8-1 bis C 8-4).

Darüber hinaus können Farbwelt und Schriftart je nach verwendetem Internetbrowser variieren.

Benötigen Sie neben iDocLive® noch weitere Programme?

Eigentlich nicht, bisweilen wäre es aber für Ihre alltägliche Arbeit von Vorteil, wenn Sie neben iDocLive® zusätzlich auf Ihrem internetfähigen Endgerät eine aktuelle Version des Acrobat Reader installiert haben (sollten Sie dieses Hilfsprogramm – welches sich hervorragend zur Einsichtnahme und zum Ausdrucken von Dokumenten eignet – nicht besitzen bzw. auf Ihrem Endgerät installiert haben, so können Sie die hierfür notwendigen Dateien kostenlos über verschiedene Seiten im Internet beziehen), sowie Zugriff auf ein Textverarbeitungsprogramm (zur Bearbeitung der Ihnen von iDocLive® zur Verfügung gestellten Patientenberichte und Arztbriefe, wie z.B. Microsoft Word ab Version 2007) sowie ein Mailprogramm haben [zum Versenden, Empfangen und Verarbeiten von elektronischen Nachrichten (E-Mails), wie z.B. Microsoft Outlook].

Ab wann können Sie iDocLive® nutzen?

Haben Sie sich auf der öffentlich zugänglichen Startseite von iDocLive® registriert, anschließend die Ihnen via E-Mail zugesandten Unterlagen (insbesondere den Endnutzer Lizenzvertrag sowie die zugehörige Endnutzer Lizenzvereinbarung) aufmerksam durchgelesen, den Endnutzer Lizenzvertrag ausgedruckt, unterschrieben und an O.Meany MD&PM GmbH zurückgesandt und schließlich eine E-Mail erhalten, die Ihnen die Freischaltung des online-Systems bestätigt, so steht Ihrer Teilnahme an unserem innovativen online-Dokumentationssystem iDocLive® eigentlich nichts mehr im Weg!

Warum wird zwischen DGS-Mitgliedern und sonstigen Endnutzern unterschieden?

Die Kosten für die Nutzung und Pflege des Portals und der online-Dienstleistungen von iDocLive® betragen monatlich € 40,- zzgl. MwSt. und sind jeweils bei Vertragsabschluss bzw. am Anfang eines Jahres für den folgenden Vertragszeitraum (siehe hierzu auch die entsprechenden Abschnitte in Ihrer Endnutzer Lizenzvereinbarung) fällig. Für Mitglieder der Deutschen Gesellschaft für Schmerzmedizin (DGS) e.V. entfallen entsprechend einer gesonderten Kooperationsvereinbarung mit iDocLive® im Rahmen deren zeitlicher Gültigkeit und für die Dauer der individuellen Mitgliedschaft des Nutzers bei der DGS diese Nutzungs-/Lizenzkosten.

Kein Internet? – Kein iDocLive®!

Wenn Sie in Ihrer Praxis/Einrichtung nicht über eine stabile Internetverbindung verfügen, ist iDocLive® für Sie nicht geeignet!

LAN oder WLAN? – für iDocLive® eigentlich egal!

iDocLive® benötigt zur Entfaltung seines Dokumentationspotenzials eine stabile Internetverbindung, wobei es in erster Linie von den von Ihnen verwendeten Endgeräten abhängt, ob Sie diese Internetverbindung über Kabel (LAN) oder kabellos (über WLAN) bereitstellen. Für tastaturlose Tablets mit berührungsempfindlichen Bildschirmen empfiehlt sich die Einrichtung eines kabellosen Internetzugangs (WLAN), während für konventionelle Desktop-PCs und/oder Notebooks ggf. die Verwendung eines Netzwerkkabels die bessere Alternative darstellt.

Wer soll, wer kann, wer darf mit iDocLive® arbeiten?

Die Erfahrung zeigt, dass es hilfreich ist, in jeder Praxis/Einrichtung und zusätzlich zum ärztlichen Leiter einen interessierten nichtärztlichen Mitarbeiter mit der Administration von iDocLive® zu betrauen. Dieser kann sich in das System iDocLive® einarbeiten und Anderen bei der Eingewöhnung helfen.

Wer passt sich an wen an?

iDocLive® ist ein online-Dokumentationsprogramm, welches sich als Dienstleistung versteht und sich zum Ziel gesetzt hat Sie bei der Versorgung von Schmerzpatienten zu unterstützen. Damit ist auf den ersten Blick klar, wer sich hier an wen anzupassen hat: unser iDocLive® System an Sie und Ihre Praxis/Einrichtung.

Dennoch sollten Sie sich – nachdem Sie sich mit iDocLive® vertraut gemacht und seine Möglichkeiten kennen gelernt haben – ein wenig Zeit nehmen und sich fragen, ob Ihnen die neuen Fähigkeiten und Perspektiven dieses online-Dokumentationssystems nicht mehr bieten, als nur eine attraktive Möglichkeit zur Bearbeitung der bislang leidigen Dokumentationsverpflichtungen. Vielleicht ist es sinnvoll, tradierte Prozesse und Verfahrensweisen (die bzgl. konventioneller Schmerzdokumentationssysteme bislang sinnvoll und nötig waren) mit iDocLive® zu modifizieren oder gar komplett abzuschaffen.

Wir raten Ihnen: nutzen Sie diese Gelegenheit, öffnen Sie zusammen mit iDocLive® neue Freiräume, optimieren Sie ihre Versorgungsprozesse entsprechend den Möglichkeiten von iDocLive® und gewinnen Sie für sich und Ihre Patienten das wohl Wichtigste überhaupt: Zeit!

An wen wende ich mich bei Fragen oder Problemen rund um iDocLive®?

Sollten Sie, trotz all unserer Bemühungen, Ihnen mit diesem Handbuch die Welt von iDocLive® nahe zu bringen, dennoch einmal Fragen zu unserem online-Dokumentationssystem haben, für die Sie hier keine Antwort finden, oder sollte ein Problem auftauchen, welches Sie weder mit den in diesem Handbuch enthaltenen Informationen noch mit den Hilfsfunktionen Ihres Internetnutzerprogrammes oder der Systemhilfe von iDocLive® lösen können, so haben Sie grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

• Sie schicken uns eine E-Mail an info@idoclive.de und beschreiben uns Ihr Problem elektronisch, ggf. auch unter Einfügung eines aussagekräftigen Screenshots. Als Antwort auf Ihre Anfrage erhalten Sie entweder eine Antwortmail mit detaillierten Lösungsvorschlägen oder Sie werden von uns kostenlos telefonisch kontaktiert.

Oder

• Sie greifen einfach zum Telefon und rufen Werktags zwischen 09:00 und 13:00 Uhr die kostenpflichtige iDocLive®-Systemhotline (0,89 € pro Minute aus dem dts. Festnetz) über die Nummer 09001 – 43 62 54 83 (entsprechend 09001 – idoclive) an. Über diese Nummer werden Sie mit einer unserer freundlichen und kompetenten Kontaktpersonen verbunden, die sich gerne Ihres Problems annehmen wird.

Hinweise für Internet-Profis

Wenn Sie mit dem Umgang und der Navigation im Internet vertraut sind, dann können Sie die folgenden einführenden Abschnitte sowie den Abschnitt mit allgemeinen Informationen zum Internet überspringen und direkt zu den projektspezifischen Informationen ab Kapitel E gehen, wo Sie die iDocLive®-spezifischen Anwendungsinformationen finden.

Sollten im Weiteren bei der Nutzung von Internet, Internetbrowser und/oder Internetbrowserprogrammen dennoch Fragen auftauchen, so blättern Sie vielleicht doch noch einmal die nachfolgenden allgemeinen Informationen durch. Vielleicht lösen sich die Probleme ja durch die dort gelisteten Angaben. Wenn nicht, dann wenden Sie sich über eine der beiden o.g. Möglichkeiten einfach an uns und beschreiben Sie uns Ihr Problem. Wir werden versuchen, es umgehend zu lösen.

Hinweise für Einsteiger

Falls Sie erst wenig (oder gar keine) Erfahrung im Umgang mit einem PC und dem Internet besitzen, sollten Sie sich mit den nachfolgenden Informationen vertraut machen. Sie werden Ihnen den Umgang mit dem Internet und dem online-Dokumentationsdienst iDocLive® erleichtern.

Auf den ersten Blick erscheinen die nachfolgenden Erläuterungen und Hinweise in diesem Handbuch – trotz all unserer Bemühungen, sie so einfach wie möglich zu gestalten – vermutlich reichlich kompliziert. Doch keine Angst, es ist alles halb so wild.

Üblicherweise ist auf den heute verfügbaren Endnutzergeräten (d.h. Desktop-PCs, Notebooks und Tablets, etc.) sowohl die Software als auch die Hardware bereits für die Nutzung des Internets vorbereitet, so dass Sie in aller Regel keine besonderen Installationen vornehmen müssen (wenn nicht, so müssen Sie zunächst entsprechend den Hinweisen in den jeweiligen Handbüchern die für eine Internetnutzung notwendige Software auf Ihrem Endgerät installieren).

Verbinden Sie Ihr Endgerät entweder unter Verwendung eines geeigneten Netzwerkkabels (LAN, local area network) oder kabellos über WLAN (wireless local area network) mit dem Internet und starten Sie anschließend (bei laufendem Endgerät!) Ihren bevorzugten Internetbrowser.

iDocLive® funktioniert grundsätzlich mit jedem aktuellen Internetbrowser, dennoch empfehlen wir Ihnen (ohne Bevorzugung und in der jeweils aktuellsten Version) die Verwendung eines der nachfolgenden Programme, deren Funktionalität wir für iDocLive® geprüft haben (und ständig prüfen):

• Apple Safari
• Google Chrome
• Internet Explorer
• Mozilla Firefox

Nachdem Sie auf der Startseite Ihres Internetbrowsers „gelandet“ sind (z.B. Google Suchmaschine), gelangen Sie durch Eingabe der für iDocLive® notwendigen Internetadresse (https://idoclive.de) in das entsprechende Adressfenster Ihres Internetbrowsers (siehe Abbildung D 18-1) auf die Startseite von iDocLive® und von dort aus – nach Eingabe Ihres Benutzernamens und Ihres Passwortes – weiter zum eigentlichen online-Dokumentationssystem.

Siehe auch

• iDocLive® Handbuch
• Die weiteren Abschnitte des iDocLive® Handbuchs:
  • Ihr iDocLive®-Zugang in 7 Schritten
  • Ihre ersten Schritte mit iDocLive®
  • Funktionen, Prozesse und Abläufe in iDocLive®

Weblinks

• https://idoclive.de/
• http://www.info.idoclive.de